SharePoint, je hoort er steeds vaker over in accountants- en administratiekantoren. De één is enthousiast, de ander heeft twijfels. Maar wat leeft er nu precies: waaróver is men enthousiast en wát zijn dan die twijfels? Om daar achter te komen, gingen we in gesprek met een groep klanten. Met een open vizier. Graag delen we de inzichten en ervaringen van die bijeenkomst met je.
Op een middag in april kwamen afgevaardigden van zeven accountants- en administratiekantoren bijeen. Dat waren zowel partners als IT-verantwoordelijken van kantoren met 80 tot 250 medewerkers, sommige met meerdere filialen. Enkele aanwezigen kenden elkaar al, anderen schudden elkaars hand voor het eerst. Het begon wat aftastend, maar al snel was er volop interesse in elkaars vragen en ervaringen. En er werd hard gelachen om anekdotes.
Een bonte IT-infrastructuur
De aanwezigen staken eerst van wal over de huidige IT-infrastructuur. Want er is al zoveel in gebruik: OrderCase, FiscaalGemak, AccountView, AFAS Profit. Als boekhouder moet je heen en weer tussen alle programma’s en dat is niet ideaal. Ook voor de samenwerking met derden en de afstemming met de klant worden volop programma’s ingezet: een CRM, e-mail, chat, telefoon en soms ook een klantportal. En programma’s als WeTransfer – niet veilig! – ValetSign en SmartLock om documenten te versturen en ondertekend te krijgen. Bij iedereen zit het IT-landschap weer anders in elkaar. Maar overal is het een bonte schakering van programma’s en de werkwijze en security zijn nog steeds niet ideaal.
De kern: behoeften!
Even later werd het gesprek minder technisch, en werd er open besproken waar eigenlijk behoefte aan is. Iedereen wil continu een ‘klantkaart’ kunnen oproepen met de basisgegevens en een tijdlijn van alle activiteiten. En één bron van informatie in plaats van al die versnippering. Ook versiebeheer, bestanden delen en samenwerken moet beter kunnen dan hoe het nu gaat. Vanuit IT werd het wensenlijstje aangevuld met security, flexibiliteit en beheersbaarheid. Al die wensen maakten kristalhelder waarom men eigenlijk interesse heeft in SharePoint. Want in potentie kan dit programma alle wensen in vervulling laten gaan!
Lessen uit de praktijk
Sommige aanwezigen gebruikten SharePoint al. Zij waren enthousiast, maar hadden ook lessen te delen. Zo bleek bij één van de kantoren dat medewerkers, na de hele implementatie, hun oude mappenstructuur 1 op 1 hadden verhuisd naar SharePoint. Zonder enige nieuwe functionaliteit te benutten, zonde! Dat was olie op het vuur van twijfelaars: want wat als – soms ook eigenwijze – medewerkers de nieuwe werkwijze links laten liggen? Ontstaat er dan geen wildgroei aan schaduw-IT? Degenen die nu SharePoint gebruikten, hadden daar nog geen last van, ze vonden het een mooi programma met alle gewenste functionaliteiten. Maar ze waren het erover eens dat het nog een hele kunst is om die functionaliteiten in het dagelijkse werkproces te ontsluiten. Daarvoor moet je weten waartoe SharePoint allemaal in staat is én je moet het nauwkeurig toesnijden op de werkprocessen.
De vraag is: hoe?
De aanwezigen zien allemaal de potentie wel. De vraag zit hem vooral in het hoe en in de details. Hoe werkt SharePoint precies samen met andere programma’s? Hoe verandert het werkproces van medewerkers en hoe krijg je ze mee? Er moet zeker voldoende aandacht voor adoptie zijn – daarover later meer. En iedereen spitste de oren bij tips en tricks. Over hoe je op één pagina in SharePoint slim diverse bibliotheken inricht, elk met een andere groep gemachtigden. Daarmee kun je het complete werkproces op één simpele pagina bundelen! Zo deden we samen waardevolle inzichten op. Diverse ervan bespreken we ook in onderstaand e-book.
