De invloed van IT is in de zorg op zowel grote als kleine schaal zichtbaar: in de faxapparaten en printers die gebruikt worden, de elektronische patiëntendossiers en digitale verslaglegging van huisbezoeken. Maar ondanks deze ontwikkelingen ontbreekt het in de eerste- en tweedelijnszorg vaak aan een duidelijke IT-structuur. En dat brengt onopgemerkte risico’s met zich mee, die grote gevolgen kunnen hebben. Hoe zit dat precies, en bovenal: wat kun je eraan doen?

Laten we, ter illustratie, beginnen met een voorbeeld uit de ouderenzorg. In veel instellingen werkt men met digitale dossiers, waarin alle verslagen staan van de huisbezoeken die medewerkers uitvoeren. Veelal wordt deze verslaglegging gedaan met een tablet of juist nog met pen en papier. En in beide gevallen gaat het nogal eens mis, omdat beide werkwijzen (onopgemerkte) risico’s met zich meebrengen.

De opgeschreven notities kunnen kwijtraken of te laat worden ingevoerd. Een groot risico voor de kwaliteit van de zorg. Aan de andere kant zien we de tablet die voor iedere medewerker toegankelijk moet zijn en daarom vaak geen toegangscode heeft. Zo heeft iedereen die het device in handen krijgt, gewenst of ongewenst, toegang tot alle systemen in de organisatie.

IT-structuur onder de loep

We komen hiermee op het terrein van de IT-structuur van een zorgorganisatie. Deze wordt gevormd door alle hard- en software binnen een organisatie. In een optimale situatie ondersteunen deze de primaire processen. Zo dragen ze, in dit voorbeeld, bij aan betere zorgverlening.

Hoewel in veel instellingen de IT-structuur op hoofdlijnen wel aanwezig is, ligt hier nog veel ruimte voor verbetering. Want niet alle processen dragen op dit moment bij aan het doel: betere zorg. Sterker nog: de huidige manier van registreren vormt een risico voor kwaliteit en veiligheid. Daarnaast kost het in het geval van registratie met pen en papier – door de dubbele handeling – veel meer tijd dan nodig. Tijd die we allemaal liever besteed zien worden aan het daadwerkelijk verlenen van zorg.

Binnen bijna alle zorginstellingen zijn verbeteringen in IT-structuur mogelijk. Maar waar begin je? En hoe weet je wát je precies moet aanpakken? Er zijn een aantal acties die je zelf kunt ondernemen om de balans op te maken:

1. Betrek medewerkers

Medewerkers zijn je belangrijkste ervaringsdeskundigen. Vraag dus om input: waar zien zij verbeterpunten en wat hebben zij nodig om het werk goed te kunnen doen? Misschien komen ze zelf wel met het voorstel voor het gebruik van een tablet in plaats van pen en papier of stellen ze zelf een wachtwoord-systeem voor. Of bedenken zij een manier waarop wachtwoorden toch vaak genoeg aangepast kunnen worden, zonder dat het ten koste gaat van de dagelijkse praktijk. Door inzicht te krijgen in het interne proces kun je gerichter naar oplossingen zoeken.

2. Ga in gesprek met concullega’s

Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. Doe navraag bij concullega’s: hoe hebben zij hun IT-systemen ingericht? En wat hebben zij eraan? Ga in gesprek. Dit geeft richting en inzicht in de mogelijkheden voor jouw praktijk, instelling of ziekenhuis. Lees hier bijvoorbeeld het verhaal van Huisartsenpraktijk de Pelgrim of van LIMOR.

3. Laat je voorlichten

Geen enkele IT-organisatie geeft hetzelfde advies. Vraag dus rond, win advies in van verschillende bureaus. Hoe borgen zij kwaliteit en veiligheid, hoe zorgen zij voor bepaalde certificering, bijvoorbeeld omtrent de AVG? En als jullie besluiten samen te werken: wat kunnen ze dan betekenen in het adoptieproces? Deze stap, waarin medewerkers worden meegenomen, is belangrijk voor succesvolle implementatie van veranderingen in de IT-structuur.

Inzicht in deze drie punten geeft je een goed beeld van waar de risico’s en verbeterpunten voor de IT-structuur binnen jouw zorginstelling zich bevinden. We raden je van harte aan hiermee aan de slag te gaan.

Ben je op zoek naar een duidelijk stappenplan? Dan helpen we je natuurlijk graag verder. Neem contact met ons op!