Het is een bekend fenomeen voor zorggroepen: de IT-systemen van de deelnemende partijen zijn hevig versplinterd. Niks lijkt hetzelfde en iedere praktijk heeft losse contracten voor onder andere telefonie, wifi en scan- en faxapparaten. Dit levert twee problemen op: voor individuele praktijken is het lastig om overzicht te houden en daarnaast loop je als collectief kansen mis. Gegevensuitwisseling wordt nou eenmaal gemakkelijker als je met hetzelfde systeem werkt. Hoe kun je deze versplintering tegengaan? Wij zetten de 5 stappen op een rij!

1. Breng in kaart wat er aan IT is

‘Ontsplinteren’ binnen zorggroepen start met één ding: overzicht krijgen!Hoe hebben alle deelnemende partijen de IT ingericht en welke afspraken hebben zij met de diverse leveranciers? Breng dus in kaart welke IT-oplossingen er allemaal binnen één praktijk worden gebruikt: wie is er verantwoordelijk voor de telefonie, het internet, de apparatuur op locatie en het EPD? En voor welke looptijd zijn deze contracten afgesloten?

2. Bepaal welke koers de zorggroep moet varen

Stap twee is de koers bepalen: wat wordt, als zorggroep, de stip op de horizon? Er is namelijk een punt waar jullie gezamenlijk naartoe willen werken, bijvoorbeeld betere zorg voor de patiënt of een specifieke patiëntgroep. Dit gemeenschappelijk doel raakt ook aan het IT-beleid. Want hoe ga je om met het delen van patiëntgegevens tussen de deelnemende partijen? En hoe regelen jullie het met de telefonie als één van de deelnemende partijen op vakantie is? Denk na over de gewenste situatie voor jullie zorggroep. Dit geeft richting, óók in het IT-beleid dat jullie willen hanteren.

3. Stel een werkgroep samen

Stap drie is intensievere samenwerking. In de huidige situatie heeft vaak één persoon per praktijk IT in zijn of haar portefeuille of wordt deze hiervoor aangewezen. Binnen zorggroepen zijn er daarom geregeld meerdere mensen die zich, in hun eigen praktijk, met enige vorm van IT-beleid hebben beziggehouden. Maak met deze IT-experts een werkgroep voor de zorggroep. Deze werkgroep kan zich buigen over het beleid, het actieplan en de uitvoering. Zo kan het ‘ontsplinteren’ echt beginnen.

4. Doe aan interne kennisdeling

Stap vier is iedereen binnen de zorggroep meekrijgen, want zonder draagvlak ben je nergens. Deel dus – als werkgroep IT – geregeld wat de status is van de gezamenlijke plannen en wat de meerwaarde is van IT binnen het samenwerkingsverband. Nodig sprekers uit om medewerkers enthousiast te krijgen, deel ervaringen en geef gebruikerstrainingen voor alle collega’s. Dit maakt dat mensen weten waar ze aan toe zijn. Om dit te doen hoef je overigens niet op één locatie te zijn: met Teams of andere online applicaties kun je gemakkelijk overleggen.

5. Zorg voor externe afstemming

De laatste stap is externe afstemming. De grootste oplossing voor een versnipperd IT-systeem is namelijk kiezen voor één (of enkele) IT-leverancier, die het grootste gedeelte – van telefonie tot de implementatie van een EPD – voor zijn rekening neemt. Dit bevordert de onderlinge samenwerking in de zorggroep en maakt dat jullie altijd weten wie je moet bellen. Je hebt dan altijd one single point of contact: één partij die jullie kunnen bellen voor alle IT-zaken.

Vergeet ook niet om de mate van branchekennis mee te nemen in de keuze voor deze IT-partner. Win hiervoor bij verschillende leveranciers informatie in en bevraag ze: hoe pakken zij dit proces aan? Wat doen zijn op het gebied van adoptie? En welke ervaring hebben zij al binnen de eerstelijnszorg?

Laat de partij van jullie keuze vervolgens een ‘menukaart’ samenstellen. Op deze kaart is te zien wat losse IT-onderdelen kosten. Dat is noodzakelijk, omdat niet iedere praktijk op hetzelfde tempo IT-faciliteiten – zoals laptop, Wifi en telefonie – nodig heeft. Met deze menukaart kunnen individuele praktijken zelf keuzes maken, die in de lijn van de koers van de zorggroep liggen.

De key tot versplintering klinkt makkelijker dan het is: goede afstemming. Overleg veel, maak keuzes en bepaal samen jullie koers. Zo weet je als individuele praktijk en als zorggroep waar je aan toe bent. En vraag hulp, van concullega’s of van IT-leveranciers, want jullie hoeven het wiel niet zelf uit te vinden.

Heb je ondersteuning of vragen over hoe je versplintering tegen kan gaan in jouw zorggroep? Neem dan contact op, we denken graag met je mee!