Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we gedurende de dag altijd 80% van de telefoongesprekken binnen twee minuten beantwoorden? Kunnen we overstappen op een zorgnetwerk dat sneller, goedkoper en breder inzetbaar is? Huisartsenpraktijk Laila is continu bezig met de optimalisatie van de dienstverlening. We spraken met praktijkmanager Jean-Paul en zijn Arcus IT-accountmanager Habib over de uitdagingen en oplossingen binnen de praktijk en samenwerking tussen beide partijen.

Huisartsenpraktijk Laila

Huisartsenpraktijk Laila is onderdeel van gezondheidscentrum Zorgpoli Haaglanden. In de praktijk zijn zes huisartsen, twaalf assistenten en een internist gevestigd. De ruim 7,500 patiënten zijn voornamelijk van Poolse en Turkse afkomst, die in de praktijk geholpen worden in hun moedertaal. “Als je ziek bent, dan wil je het liefst in je moedertaal vertellen wat er aan de hand is. Daarom zorgen we ervoor dat er altijd mensen aanwezig zijn die deze taal spreken.” stelt Jean-Paul.

Data uit telefoonverkeer

Telefonie speelt een grote rol binnen de huisartsenpraktijk. Jean-Paul: “Voor ons is het belangrijk dat wij 80% van onze inkomende telefoongesprekken binnen twee minuten beantwoorden. Gedurende de dag fluctueert de hoeveelheid telefoonverkeer echter flink. Daarom hebben we gekozen voor VoIP-telefonie, waarbij we data-rapportages kunnen maken van onze telefoonlijnen.”

Habib: “Dankzij deze rapportage zie je duidelijk wanneer er piekmomenten zijn op de dag. Zo zien we bijvoorbeeld dat er tussen 8.00 en 10.00 uur ’s ochtends meer telefonistes nodig zijn dan ’s middags.”

Een slimme zorgverbinding

Ook de zorgverbinding is van groot belang voor de organisatie. “Zonder deze beveiligde verbinding kunnen wij ons informatiesysteem niet starten. Een aantal jaren geleden waren we hiervoor op zoek naar een sneller en goedkoper alternatief. Het toenmalige zorgnetwerk was relatief duur en bood geen mogelijkheid om ook ander internetverkeer over het netwerk te laten lopen. Dankzij Arcus IT (destijds Floatingbyte red.), zijn we overgestapt op een zorgnetwerk dat dit wel toelaat en dat ook nog eens goedkoper is!” aldus Jean-Paul.

Habib vult aan: “Iedereen in het gezondheidscentrum maakt gebruik van dezelfde zorgverbinding, waarvan ze allemaal een eigen ‘stukje’ hebben. Dit is uiteraard helemaal veilig, maar zorgt er ook voor dat de kosten gedeeld worden en alles onderling slim ingericht is.”

Samenwerking met Arcus IT

Habib: “We werken bij Huisartsenpraktijk Laila samen met de ICT’er op locatie. Zo hebben we bij het opleveren van het telefonienetwerk samen met hem alles in orde gemaakt. Verder denken we graag mee over nieuwe oplossingen die de dienstverlening van de praktijk kan verbeteren. Zo zijn we nu bezig met de mogelijkheid van een terugbelfunctionaliteit in de telefonie. Dit systeem biedt patiënten de mogelijkheid om ervoor te kiezen teruggebeld te worden, zodat zij niet meer hoeven te wachten aan de telefoon”

Jean-Paul is tevreden over de relatie met Arcus IT. “Ik ben erg blij met mijn vaste contactpersonen. Als er een keer iets is, dan wordt het over het algemeen snel opgelost. Samuel is ook een keer tot 20.00 uur op kantoor gebleven tijdens onze livegang, om ervoor te zorgen dat alles goed verliep. Deze commitment is wel heel fijn van een ICT-partner.

Bent u ook op zoek naar een efficiëntieslag door middel van automatisering? Neem gerust eens contact met ons op voor een adviesgesprek!