CASE

Samenwerken met Microsoft 365 in de apotheek

Mariëlla de Rooij-Duran begon als tweede apotheker bij Service Apotheek Pendrecht en kreeg al snel de kans om de apotheek over te nemen. In 2019 werd ze ook eigenaar van Service Apotheek Tarwezigt en Service Apotheek Zuidplein. Eerder spraken we haar over de samenwerking met Arcus IT. En sindsdien heeft ze zeker niet stilgezeten.

Zo werken inmiddels alle drie haar apotheken met Microsoft 365. In mei dit jaar vertelde Mariëlla - tijdens onze talkshow Vitamine Arcus - over haar overwegingen om Microsoft 365 te gebruiken, de transitie, de ervaringen met het product én haar adviezen voor andere apotheken.

Snel toegang tot alle bestanden 
De reden om aan de slag te gaan met Microsoft 365 was voor Mariëlla helder. “De aanleiding voor mij om over te stappen op het complete pakket van Microsoft 365, was omdat ik alle drie de apotheken onder één vlag wilde hangen. Ik wilde snel en efficiënt toegang hebben tot al mijn bestanden en dat kon middels een 365-omgeving.” 
 
Makkelijk toegang tot alle bestanden
Met de komst van 365 werd het delen van bestanden dus een stuk eenvoudiger. “Microsoft 365 heeft me enorm geholpen met, in ieder geval, mijn bestandsbeheer. Met één druk op de knop, met één login op mijn pc, heb ik overal toegang tot. En waar collega's voorheen nog bestanden naar elkaar mailden – ook tussen de apotheken – is dat nu niet meer nodig dankzij één centrale online omgeving.”  

Zowel apothekers als assistentes hebben dus in de apotheken van Mariëlla direct toegang tot benodigde bestanden. “Als jij in een apotheek werkt dan is het gewoon heel handig om al je bestanden online te kunnen benaderen. Ik heb bijvoorbeeld ook de OneDrive op mijn mobiele telefoon staan en dan kan ik overal bij. Ik vind dat heel handig.” 

HubSpot Video

 

Snel schakelen 
Ook de onderlinge communicatie heeft een boost gekregen dankzij de inzet van Microsoft 365. “Als je in een samenwerkingsverband werkt met andere apotheken, wat je in het land toch steeds meer ziet gebeuren, dan heeft Microsoft 365 nog meer voordelen. Wij zetten de extra communicatiekanalen – zoals videobellen of chatten via Teams - in om online contact met elkaar op te nemen. Zo hoeven we niet steeds te bellen en kunnen we sneller schakelen.” 
 
Informatieveiligheid en rechtenstructuur 
Het klinkt goed, eenvoudig toegang tot alle bestanden, maar hoe zit dat eigenlijk met rechten en toegang? Heeft iedereen dan zomaar overal toegang tot? Jooske de Groot, Directeur MKB van Microsoft, legt uit: “Het is niet noodzakelijk – en soms zelfs niet toegestaan – dat iedereen inzicht heeft in alle bestanden. Een assistente heeft dan in de praktijk bijvoorbeeld andere rechten dan een apotheker. Ook dit stel je in per gebruiker met een Microsoft 365-account. Zo ga je dus eigenlijk veel veiliger omgaat met vertrouwelijke gegevens, dan voorheen toen alle bestanden gewoon nog op een centrale computer stonden.”

Ook de toegang tot én binnen het gebruikersaccount is een belangrijk aandachtspunt. “Om toegang te krijgen tot gevoelige informatie kan er een extra veiligheidsdrempel worden ingebouwd, bijvoorbeeld met gezichtsherkenning via je webcam of zogeheten tweestapsverificatie. Daar kun je zelf voor kiezen. Stel dat de gebruiker een patiëntendossier wil openen, dan ontvangt hij of zij nog een extra verificatiecode op zijn telefoon om aan te geven: ik ben het echt”.

Wil je net als Mariëlla ook met Microsoft 365 aan de slag in jouw apotheek? Of werk je hier al mee, maar heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!  


Whitepaper

Ontdek jouw roadmap naar de online werkplek

BEKIJK DEZE ANDERE CASES