Kleine marges, personeelstekorten en patiënten met hoge verwachtingen: als apotheker heb je het niet makkelijk. Hierdoor word je gedwongen steeds efficiënter met tijd, mensen en systemen om te gaan. En te midden van dit alles moet je ook nog eens voldoen aan de AVG en NEN 7510. Maar er is goed nieuws: je maakt het jezelf een stuk makkelijker met Microsoft 365.  

Hiermee moderniseer je jouw apotheek namelijk in no time, communiceer je efficiënter met collega’s en aangesloten apotheken, zet je gemakkelijk samenwerkingen op met anderen én voldoe je aan de AVG en NEN 7510. Hoe? Daar vertellen wij je alles over.

Wat is Microsoft 365 precies?

We kennen allemaal de term Microsoft 365. Maar wat behelst “365” nu precies? Microsoft 365 is het complete pakket aan oplossingen die Microsoft biedt. Dit staat volledig in de Cloud en neem je af op abonnementsbasis. In het pakket vind je oude bekenden zoals Word, PowerPoint en Excel, maar ook nieuwe applicaties zoals Teams (beeldbellen en chat), SharePoint (bestandsdelingsplatform), OneNote (notities) en Outlook (e-mail en agenda). En al je data sla je dan weer op in OneDrive.   

De AVG en Microsoft 365  

Genoeg applicaties dus om mee te werken. Maar waar jij als apotheker om te beginnen écht blij mee gaat zijn? Dat zijn de securitytools van Microsoft 365. Hiermee wordt het namelijk een stuk gemakkelijker om te voldoen aan de NEN 7510 en AVG, zónder dat jij daar veel tijd insteekt. 

Allereerst profiteer je van de continue en automatische updates die Microsoft 365 uitvoert voor al je office-applicaties. Hierbij voegen ze nieuwe functionaliteiten toe en voeren ze nóg meer verbeteringen door in de security. Als gebruiker hoef je alleen akkoord op de updates te geven en de AVG is uit je haar.  

NEN 7510 en UZI-pas

Daarnaast biedt Microsoft 365 ook securitytools zoals multi-factorauthenticatie, de mogelijkheid om medewerkers specifieke rechten te verlenen en oude, gevaarlijke (legacy) bestanden actief te blokkeren. Zet je al deze functies aan? Dan voldoe je met gemak aan de NEN 7510. Ook wordt er geroezemoesd dat de UZI-pas mogelijk verdwijnt en bij het ontwikkelen van een vervanger wordt er gesproken met Microsoft. Dus wie weet profiteer je daar in de toekomst ook van.  

Samenwerken met andere apothekers

Om sterk en efficiënt in de markt te staan, sluiten steeds meer apothekers zich bij elkaar aan. Soms bestaan die samenwerkingen uit een handvol, maar soms wel uit driehonderd aangesloten apotheken. Voor beide situaties valt er met Microsoft 365 veel winst te behalen.  

Als je Microsoft 365 voor één apotheek inricht, is het namelijk simpelweg copy-paste voor alle andere apotheken. En komt er een nieuwe bij? Dan voeg je die gemakkelijk toe aan de bestaande Microsoft 365-omgeving. Zo breid je moeiteloos uit. En het uitwisselen van personeel levert ook geen problemen meer op, want iedereen kent het uniforme systeem als z’n broekzak. Dus is er iemand ziek? Een invaller kan zo aan de slag.  

De voordelen van OneDrive

Waarschijnlijk werkte je al eens in Word, Excel, Outlook en PowerPoint, maar heb je minder te maken gehad met SharePoint, Teams, OneDrive en OneNote. Terwijl juist deze applicaties de grootste voordelen opleveren in je apotheek. Wat deze applicaties doen?  

Nou, als basis heb je OneDrive. Dit is je onlineserver waarin je al je documenten opslaat en waarin je werkt aan Word-, Excel- en PowerPointbestanden. Doordat alles online staat, kun je je bestanden vanaf elke locatie inzien. En wil je ergens werken waar geen wifi is? Dan zet je de documenten tijdelijk even offline. Kom je weer online? Dan worden de aanpassingen automatisch gesynchroniseerd.  

De voordelen van SharePoint en Teams

De mappen en bestanden uit OneDrive verzamel en orden je in een projectgroep op SharePoint. Hieraan voeg je de mensen toe die met jou aan deze documenten werken. Zo werk je gemakkelijk samen en houd je altijd overzicht.  

Die samenwerking ondersteun je verder met Teams, want hierin kun je chatten, videobellen, bestanden delen en videocalls inplannen. Ook in Teams kun je projectgroepen aanmaken waar je mensen aan toevoegt waarmee je samenwerkt. Zo connect je op verschillende platforms.  

Efficiënt communiceren via Teams

Nu is het tijd om in te zoomen, want wat leveren die applicaties je op in de praktijk? Alle applicaties kun je op verschillende manieren inzetten. Zo vormt Teams om te beginnen een handig communicatiekanaal tussen de frontoffice en backoffice die vaak boven of zelfs in een andere vestiging zit.  

En heb jij een vraag voor je collega’s? Stel ‘m in de chat en je put direct uit de kennis van alle aangesloten apotheken. Niet alleen geeft het een groepsgevoel om met iedereen te communiceren, het scheelt je ook een hoop tijd. Je hoeft namelijk niet meer van je plek af of iemand te bellen om een vraag te stellen. En wil je even focussen? Dan beantwoord je het bericht later. Zo haalt niemand je meer uit je concentratie.  

Vergaderen en trainen via Microsoft 365

OneDrive, SharePoint en Teams zet je in om al je activiteiten buiten je reguliere apothekerswerk te organiseren. Het voordeel? Dit doe je gewoon vanaf je eigen werkplek zodat het efficiënt te combineren is met werk en privé. Of het nu gaat om expertisegroepen van samenwerkende apotheken, regionale projectgroepen met de huisarts en trainingen: je organiseert ze met Microsoft 365.  

Je deelt bestanden uit OneDrive met elkaar via SharePoint, met Teams overleg je en je stuurt elkaar chatberichten, ook buiten vergaderingen om. Zo blijf je aan het project werken, ook als je elkaar niet ziet. Ook kun je met Teams webinars en trainingen organiseren, vanuit je eigen stoel. Dat is pas tijdswinst! 

Het gemak van thuiswerken 

Misschien wel de grootste verandering van werken met Microsoft 365 is de mogelijkheid om thuis te werken. Hiermee kun je namelijk thuis protocollen inzien en bewerken, de administratie doen en samenwerken in expertise- en innovatiegroepen. Dus lukt het een keer niet om naar de apotheek te gaan? Dan kun je thuis een hoop oppakken en lekker doorwerken. 

Benieuwd naar Microsoft 365?

Prikkelen al deze voordelen jouw interesse? Ben je benieuwd hoe je het in jouw praktijk kunt gebruiken en welke gevolgen dat heeft voor je werkprocessen? Neem contact met ons op via info@arcusit.nl of 088 058 59 00 en dan bespreken we graag alle mogelijkheden met je.