Marges in de apotheek staan onder druk en de werkdruk loopt op. Het vergroten van de efficiëntie staat daarom bij veel apotheken hoog op de agenda. Maar op welke manier kunt u processen slimmer inrichten zodat marges behouden blijven en medewerkers meer tijd hebben voor patiënten? We vertellen u zeven manieren om de efficiëntie in uw apotheek te vergroten!

Ga aan de slag met Flow werken

Misschien heeft u al wel eens eerder gehoord van ‘Flow’ werken, waarbij een recept zonder oponthoud doorloopt van bewerking naar bewerking. Het zorgt ervoor dat er geen wachttijden meer zijn binnen het proces, zoals we die kennen van het batch-gewijs werken. Minder werkoverdracht zorgt voor tijdwinst en daarmee tegelijkertijd voor een verhoogde klanttevredenheid.

Flow werken is een werkwijze, maar geen standaardoplossing. Elke apotheek is anders en heeft zijn eigen looplijnen, werkprocessen, werknemers en patiënten. De basis van Flow is daarom hetzelfde, maar de uitvoering kan verschillen.

Implementeer Track & Trace

Het zoeken naar recepten kost in veel apotheken veel tijd. Het proces is ingewikkeld door verschillende soorten receptstromen, een recept kan op meerdere plekken liggen, instellingen bellen dat een recept niet geleverd is en ga zo maar door. Met een Track & Trace-systeem zoals Recept Locatie heeft u op één plek inzicht in het recept, ongeacht op hoeveel locaties het ligt en of het een doosje of een formulier is. U werkt vanuit uw Apothekers Informatie System (AIS) en hoeft dus niet te wisselen tussen verschillende schermen, omdat systemen onderling informatie uitwisselen door slimme koppelingen.

Kies voor een wachtrijsysteem

Een wachtrijsysteem zorgt voor verhoogde efficiëntie en de scheiding van verschillende patiëntenstromen. Een oplossing zoals Recept & Nummer is een systeem waarbij patiënten een ophaalcode intoetsen en vervolgens een nummer trekken. Op basis van de informatie kunt u patiënten verdelen in ‘normale’ recepten en snelbalie-recepten. Recept & Nummer is in principe voor iedere apotheek te gebruiken, maar nog efficiënter in gebruik in combinatie met Recept Locatie.

Benut uw zorgverbinding

De zorgverbinding is een speciaal ontwikkeld netwerk voor zorgverleners in de eerstelijnszorg om op een veilige manier medische gegevens uit te wisselen, bijvoorbeeld via uw AIS. Vaak maken apotheken daarnaast gebruik van extra verbindingen voor bijvoorbeeld VoIP-telefonie. Dit levert echter onnodige kosten op, omdat u deze oplossingen ook via uw zorgverbinding kunt laten lopen. Het optimaal benutten van uw bestaande infrastructuur zorgt voor verhoogde kostenefficiëntie.

Automatiseer het bestelproces van uw toners

In de apotheek wordt er nog veel geprint en daarmee is het verbruik van toners hoog én regelmatig. Het automatisch bijbestellen van toners is daarom een stuk efficiënter dan het handmatig checken van de voorraad en het plaatsen van een bestelling. Wanneer u gebruik maakt van een geautomatiseerde oplossing, dan verstuurt uw printer een signaal op het moment dat de tonervulling onder een bepaald percentage komt. De toners worden automatisch besteld en geleverd. Dit bespaart tijd en u grijpt nooit meer mis.

Microsoft 365

Microsoft 365 zorgt voor verhoogde efficiëntie door eenvoudig samenwerken te faciliteren. Denk hierbij aan de mogelijkheid om digitaal te vergaderen, tegelijkertijd in documenten te werken, veilig te chatten, etc. Dit bespaart veel tijd en verhoogt de productiviteit en kwaliteit van dienstverlening.

Daarnaast combineert Microsoft 365 diverse security-oplossingen, die nu nog vaak afzonderlijk worden afgenomen of zelfs niet worden gebruikt. Veilig e-mailen is daar een goed voorbeeld van. Dankzij Microsoft 365 heeft u in een keer alles geregeld op het gebied van veiligheid en AVG dankzij de security-laag die overal nauwkeurig wordt toegepast en indien gewenst verder uitgebreid kan worden.

Regel uw beheer en support

Als uw systemen niet meer werken, ligt alles stil. Wanneer u ervoor kiest om iemand te laten komen om het oplossen, kost het veel tijd voordat de storing verholpen is en alles in de apotheek weer draait. Zorg er daarom voor dat u een supportcontract heeft met een partij die uw probleem indien mogelijk remote oplost door het op afstand ‘overnemen’ van uw werkplek. Daarnaast is het verstandig om ook uw systemen actief te laten beheren door een professionele partij, om zo de kans op uitval de minimaliseren.

Wilt u meer weten over de toepassing van deze oplossingen in uw specifieke situatie? Neem gerust contact met ons op!