Laten we eerlijk zijn: als huisarts of praktijkmanager wil jij je zo min mogelijk bezighouden met ICT. Goede zorg, bereikbaarheid en continuïteit in de praktijk staan voorop, maar hierin ben je uiteindelijk toch in grote mate afhankelijk van technische oplossingen. Vooral nu de huidige situatie met het Covid-19 virus je dwingen om steeds meer (op afstand) te communiceren met patiënten, collega’s en partners.

Dus hoe zorg je er nu voor dat de basis in de praktijk dusdanig op orde is dat jij je ongestoord bezig kunt houden met de zorg? Eduard Pijnacker Hordijk is ICT-adviseur eerstelijnszorg bij Arcus IT en deelt 7 stappen met je waarmee jij de basis direct goed neerzet!

Stap 1: Online werkplek

“In de huisartsenpraktijk zie je veel werkplekken die een wirwar aan data bevatten, verdeeld over onder meer applicaties, e-maillijsten, mappen en documentatie. In veel praktijken zijn de ‘(digitale)papieren’ niet op orde en is het onduidelijk welke partijen hieraan verbonden zijn. Dat zorgt ervoor dat er geen overzicht is in data, waardoor tegelijkertijd ook de beveiliging ondermaats is.

Tegelijkertijd zien we dat de branche steeds informatie-intensiever wordt en vraagt om verdere digitalisering. Covid-19 heeft dit natuurlijk in een stroomversnelling gebracht: communicatie met patiënten, medewerkers en partners verloopt vaker online, bijvoorbeeld via chat of videobellen. De manier van samenwerken verschuift naar online en dat is voor veel huisartsen helemaal nieuw.

Kies daarom voor een centrale online werkplek, waarmee je alle data, het HIS en communicatiekanalen samenbrengt. Zo is alle informatie via de browser vanaf alle locaties centraal beschikbaar, goed beschermd én ben je in staat om snel en adequaat te schakelen. Hierdoor kun je patiënten sneller en beter helpen en gaat bijvoorbeeld de uitwisseling van patiëntengegevens met andere zorgverleners snel en soepel.”

Tip! Kies voor een Microsoft 365-omgeving, waarin e-mail, documentopslag, Office-applicaties en communicatietools – zoals Teams – samenkomen.

Stap 2: Optimale informatiebeveiliging

“Gegevensbescherming is uiteraard cruciaal in de eerstelijnszorg: patiëntinformatie mag nooit in de verkeerde handen terechtkomen. Vanuit die gedacht is ook de, voor zorgpartijen verplichte, normering NTA 7516 in het leven geroepen om veilig te e-mailen in de zorg. Er zijn talloze oplossingen om dit te waarborgen, maar bij de keuze voor een online werkplek is dit een belangrijke factor. Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om de online omgeving te beschermen en dit is verder uit te breiden met bijvoorbeeld strengere inlogeisen of het op afstand beheren en versleutelen van data op van laptops, telefoons en andere apparaten met behulp van Mobile Device Management.

Laat jouw specifieke situatie goed analyseren door een expert die jou kan adviseren over de beste manier om je omgeving te beschermen. Vergeet daarbij ook niet om medewerkers bewust te maken van de gevaren van cybercrime: zij zijn in veel gevallen de ‘zwakke plek’ in de beveiligingslinie.”

Tip! Vergeet ook niet om een sterke rechtenstructuur vast te leggen als het aankomt op mappen met informatie. Wie heeft waar toegang tot en is dit echt nodig?

Stap 3: Goede back-up

“Mocht er onverhoopt iets misgaan waardoor data verloren gaat, dan wil je dit altijd direct terug kunnen halen. Een goede back-up is daarin onmisbaar. Hierbij wordt er een kopie gemaakt van alle bestanden, die vervolgens veilig en versleuteld in een datacenter buiten de praktijk wordt opgeslagen.”

Tip! De standaard back-up opties van Microsoft 365 zijn voor de lange termijn onvoldoende, dus kies voor een vangnet met behulp van een externe back-up.

Stap 4: Slimme telefonie

“Goede bereikbaarheid en de slimme inrichting van de telefonieomgeving staan, met de zorgplicht in het achterhoofd, bij alle huisartsen hoog op de agenda. Bellers moeten snel en efficiënt op de juiste plek terecht komen, waar zij telefonisch verder geholpen worden. Denk daarom goed na over de het telefoonschema, de performance van het telefonienetwerk en de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid van de centrale.”

Tip! Er is een integratie beschikbaar tussen je telefooncentrale en zowel Medicom als Microsoft Teams, waarmee telefoonverkeer met patiënten eenvoudiger, sneller en persoonlijker verloopt!

Stap 5: Betrouwbare verbinding

“Bij het gebruik van een online werkplek is uiteraard een goede internetverbinding nodig. En een veilige, want je wil natuurlijk niet dat je patiënteninformatie in de verkeerde handen terechtkomt. Daarom ben je als huisarts verplicht een beveiligde verbinding af te nemen, waarmee je veilig verbinding kunt maken met je HIS en de zorgverzekeraars. En is je praktijk gevestigd in een gezondheidscentrum, is er dan al nagedacht over het afnemen van een gezamenlijke internetverbinding?”

Tip! Denk ook eens na over een back-up verbinding, die inschakelt wanneer het primaire netwerk uitvalt.

Stap 6: Betrokken medewerkers

“IT is voor veel praktijkmedewerkers niet het favoriete onderwerp, maar juist de betrokkenheid van medewerkers is de basis voor het succes van je IT en communicatie. Wanneer zij de oplossingen niet of op onjuiste wijze gebruiken, dan vervallen veel voordelen hiervan en loop je vaak grote risico’s. Daarom is het verstandig om je medewerkers trainingen aan te bieden, naar hen te luisteren en ze bij elke stap te betrekken. Waarom vinden veranderingen plaats? En wat zijn reële verwachtingen?”

Tip! Verzorg ook periodiek een opfriscursus, zodat kennis van systemen niet naar de achtergrond verdwijnt!

Stap 7: Centraal aanspreekpunt

“Huisartsen werken vaak met veel verschillende IT-leveranciers. De ene verzorgt bijvoorbeeld de telefonie en de ander de lokale werkplekken. Hierdoor worden medewerkers vaak van het kastje naar de muur gestuurd en ontstaat chaos. Kies daarom voor een centraal aanspreekpunt: een IT-leverancier die alles verzorgt of als aanspreekpunt (single point of contact) wil fungeren tussen de betrokken partijen.”

Tip! Spreek met je IT-partner af dat medewerkers slechts één nummer bellen bij problemen en vragen.

Heb je al deze stappen doorlopen? Dan heb jij de IT-basis in jouw huisartsenpraktijk flink op orde. Heb je hier vragen over of hulp bij nodig? Eduard helpt je graag verder, neem gerust contact met hem op via eduard.pijnackerhordijk@arcusit.nl!