Als apotheker sta je behoorlijk onder druk. De verzekeringsinkomsten fluctueren, regelgeving verandert en de serviceverwachting van cliënten neemt toe. Dat betekent dat je creatieve oplossingen moet zoeken om efficiënter te werken met hetzelfde aantal medewerkers. Dus waar ligt er nog ruimte? Wij zetten zes slimme besparingen op een rij!

1. Kies voor Microsoft 365 en een slimme werkplek

Veel apotheken werken nog met Gmail of e-mailaccounts van de websiteleverancier en met losse, niet op elkaar afgestemde, systemen. Dat levert niet alleen veiligheidsrisico’s op, maar kost – door het schakelen tussen de verschillende systemen – onnodig veel tijd.

Een belangrijke efficiëntieslag is daarom het gebruik van Microsoft 365 en het inrichten van een centrale, online werkplek. Hierin breng je alles samen: e-mail, data, je telefooncentrale en applicaties zoals je AIS. Medewerkers hebben snel en veilig toegang tot de benodigde applicaties en werken eenvoudig samen. En ben je onderdeel van een zorggroep of werk je veel samen met andere organisaties? Dan kun je met behulp van Microsoft ook beter, sneller en eenvoudiger informatie uitwisselen met anderen.

2. Digitaliseer wat gedigitaliseerd kan worden

Het printen van etiketten, het inkloppen van recepten of informatie delen met cliënten: het kan allemaal gedigitaliseerd worden. Automatisering en digitalisering bespaart niet alleen veel tijd, maar zorgt er ook voor lagere foutmarges. Handmatig werk is vaak dubbel werk en hierbij sluipt een foutje er sneller in. Bij digitaal werken voorkom je dit, bespaar je al tijd in het proces én voorkom je controlerondes achteraf. Er zijn al talloze oplossingen op de markt die jouw belangrijkste processen kunnen digitaliseren.

3. Zorg voor 24/7 uitgiftepunten

Als apotheek werk je met beperkte openingstijden, terwijl steeds meer cliënten 24/7 service verwachten. Daarom zijn er steeds meer apotheken die werken met uitgiftepunten of afhaalkluizen. Dankzij deze kluizen, die buiten de apotheek staan, kunnen cliënten met een inlogcode op telefoon of mail zelf hun medicatie ophalen. Dat scheelt rijen in de apotheek, verlaagt de werkdruk overdag én biedt een extra service die zorgt voor hogere klantwaardering en jou een voorsprong geeft ten opzichte van een concurrent.

4. Implementeer een track & trace- systeem

Het komt je waarschijnlijk niet onbekend voor: door de verschillende receptstromen is het zoeken naar recepten soms erg tijdrovend. Kies daarom voor een track en trace-systeem, zoals Recept Locatie. Hiermee heb je overal, op één plek, inzicht in de status en locatie van het recept. Is het een doosje of een formulier? Ligt het op verschillende locaties? Geen probleem: jij weet direct precies waar het zich bevindt.

Track en trace is er trouwens niet alleen voor de apotheker, maar ook voor cliënten. Zij kunnen hiermee zelf de status van hun bestelling inzien. Handig voor het voorkomen van (onnodige) wachtrijen!

5. Schep orde in de kabelchaos

Het is iets wat we geregeld zien bij apotheken: een ratjetoe aan kabels voor telefonie, internet en andere IT-oplossingen. Dat levert niet alleen grote risico’s op als je kijkt naar brandveiligheid, maar zorgt ook voor een onnodig lange oplostijd als er iets aan de hand is. Het oplossen van een technisch probleem kost nou eenmaal meer tijd als je niet weet waar je moet zoeken, dus zorg ervoor dat kabels makkelijk te herleiden zijn.

6. Centraliseer je IT-dienstverlening

De printer werkt niet: wie moeten we bellen? De IT-leverancier, de netwerkbeheerder of de partij die de printer heeft geleverd? Versnippering van contracten zorgt niet alleen voor minder grip op de kosten, maar ook nog eens voor extra tijd en frustratie als er storingen zijn.

Kies daarom zoveel mogelijk voor één partner voor alle IT. Deze fungeert als ‘single point of contact’ en vormt hiermee één aanspreekpunt die je kunt benaderen voor alle IT-gerelateerde vragen. Kies je niet voor één leverancier? Zorg er dan voor dat je onderhoudscontracten afsluit voor je belangrijkste apparatuur. Zo weet je zeker dat een kapotte printer of internetverbinding direct wordt gerepareerd.

We helpen regelmatig apothekers met de IT-oplossingen in hun apotheek. Heb je hier een vraag over of ondersteuning nodig in jouw apotheek? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!