De ICT-ontwikkelingen binnen de zorg gaan razendsnel. Zorgprofessionals willen altijd en overal de patiëntgegevens kunnen inzien en de patiënt verlangt naar meer inzicht in zijn eigen gezondheid en medisch dossier. Dit alles gaat gepaard met een steeds strengere wet- en regelgeving, hogere werkdruk en beperkte budgetten. De keuze voor ICT-oplossing is daarom echt een strategisch proces geworden. Maar hoe pak je dit nu aan?
1. Analyseer en breng de basis in kaart
Hoe zien jouw werkprocessen eruit? Waar loop je tegenaan? Wat vraagt prioriteit? Wat kan er beter? Hoe werk je samen? Hoe werk je efficiënt en veilig? En hoe staat het eigenlijk met de bewustwording van je medewerkers? Breng jouw situatie, bijvoorbeeld met behulp van een ICT-partner, in kaart. En licht je zorgorganisatie, op organisatorisch, juridisch en technisch vlak, volledig door. Ga vervolgens aan de slag met een gewenste situatie: waar wil je als organisatie heen en welke (tussen)stappen zijn hiervoor nodig? Deze analyse biedt houvast bij het maken van slimme keuzes op het gebied van ICT.
2. Werk persona’s uit
Veel zorginstellingen maken nu de fout technologie voorop te zetten. Van daaruit bepalen zij hun ICT-aanbod. Daarmee gaan de instellingen aan de behoeften van hun medewerkers voorbij. Want wat zij écht nodig hebben om hun werk goed te doen, weten veel zorginstellingen eigenlijk niet. Dit resulteert in een grote kloof tussen de organisatiedoelen en de ICT-voorzieningen. En dat is niet alleen onnodig duur, maar brengt ook nog eens verschillende veiligheidsrisico’s met zich mee.
Wil jij productiever, innovatiever en veiliger werken in de zorg, dan is er maar één oplossing: op de werkvloer bekijken hoe het daadwerkelijk zit. Door mee te lopen, kun jij de digitale werkplekken van de zorgprofessionals inrichten op basis van persona’s. Dit zijn gebruikersgroepen in de organisatie, die gesegmenteerd worden op basis van specifieke kenmerken. Denk hierbij aan de applicaties die zij gebruiken of de werkzaamheden die ze uitvoeren. Dit stelt jouw zorginstelling in staat om slimmere en betere keuzes te maken over de ICT-oplossingen. Een medewerker die zwaardere administratieve werkzaamheden verricht, gebruikt immers andere programma’s dan een verpleger.
3. Kies passende oplossingen op het juiste moment
Nu je helder hebt wat de bestaande en gewenste situatie is binnen jouw organisatie en in kaart hebt gebracht welke behoeftes de verschillende persona’s binnen jouw organisatie hebben, is het tijd om passende ICT-oplossingen te kiezen. Binnen de zorg is er op het gebied van ICT al ontzettend veel mogelijk om bijvoorbeeld de werkdruk te verminderen en de samenwerking tussen verschillende zorgprofessionals en disciplines bevorderen. Neem Office 365. De overheid ziet er steeds strenger op toe dat handelingen in systemen aan specifieke personen kunnen worden toegewezen. Door het implementeren van Office 365 werken alle medewerkers vanuit een eigen account veilig en efficiënt.
Grijp bij elke keuze terug naar de vorige twee stappen: past deze oplossing bij onze situatie en de gebruikersgroepen? Laat je hierin goed adviseren en begeleiden, want het implementeren van niet passende oplossingen kost niet alleen veel frustratie, maar ook tijd en geld. Denk niet alleen na over de juiste oplossingen, maar ook over de timing van de implementatie. Het is soms verstandig om een stip op de horizon te zetten en hier vervolgens bewust stapsgewijs naartoe te werken.
