Wat is het belang van persona’s in de zorg? Hoe kunnen zorginstellingen hiermee besparen op IT-kosten én een efficiëntieslag realiseren? We vertellen u er graag meer over!

Persona’s in de zorg

Persona’s zijn gebruikersgroepen in uw organisatie, die gesegmenteerd worden op basis van specifieke kenmerken. Denk hierbij aan de applicaties die ze gebruiken of de werkzaamheden die ze uitvoeren. Het stelt zorginstellingen in staat om slimmere en betere keuzes te maken over de IT-oplossingen in de organisatie. Een medewerker die zwaardere administratieve werkzaamheden verricht heeft bijvoorbeeld een laptop of desktop nodig bij de uitvoering hiervan. Een zorgmedewerker heeft daarentegen waarschijnlijk genoeg aan een tablet.

Na het vaststellen van de verschillende soorten persona’s in uw organisatie, is het belangrijk om hun behoeftes in kaart te brengen. Hoe zien de dagelijkse werkzaamheden eruit? Hoe voeren ze deze op dit moment uit? Hoe willen ze graag werken? Wat hebben ze hiervoor nodig? Wat zijn knelpunten? Wat is hun kennisniveau? Op deze manier krijgt u inzicht in de IT-behoefte van iedere gebruikersgroep.

Het belang van persona’s

In de praktijk blijkt dat wanneer werkzaamheden niet op de gewenste manier worden ondersteund door beleid en IT-oplossingen, medewerkers alternatieven gaan zoeken om hun werkwijze te vereenvoudigen. Dit wordt ook wel schaduw-IT genoemd. Denk hierbij aan een lijstje met cliëntinformatie dat een medewerker gedurende de dag bijhoudt, omdat de officiële registratiewijze te complex of tijdrovend is. Dergelijke oplossingen worden door niemand beheerd of beveiligd en vormen hiermee een groot risico op datalekken. Door duidelijk inzicht te krijgen in de verschillende persona’s kunt u de oplossingen beter aan laten sluiten bij hun behoeftes, waardoor zij minder snel geneigd zijn om een eigen “schaduw-werkwijze” te ontwikkelen.

Ondersteuning medewerkers

Voor zorgmedewerkers is het gebruik van IT niet zo vanzelfsprekend als kantoor- of IT-medewerkers. Het is daarom niet alleen belangrijk om de juiste oplossingen te implementeren voor de verschillende persona’s, maar ook om de gebruikersgroepen te trainen om deze te gebruiken. Als medewerkers niet weten hoe ze de nieuwe oplossingen moeten gebruiken, dan gaan ze alsnog zelf zoeken naar alternatieven.

Rendement uit persona’s

Wij zijn ervan overtuigd dat elke zorgorganisatie kan besparen op IT-kosten door het gebruik van persona’s. Deze besparing zit in eerste instantie vaak al in de kosten voor de werkplek van gebruikers. Waar traditioneel gezien elke medewerker een volledige werkplek krijgt met een e-mailadres, toegang tot alle programma’s en documenten, kunt u met behulp van persona’s besluiten dat bepaalde gebruikersgroepen voldoende hebben aan een goedkopere “light-variant” van de werkplek. Denk hierbij aan vrijwilligers, parttime medewerkers of zorgverleners die voornamelijk met cliënten bezig zijn. Dit kan al snel een flinke maandelijkse besparing betekenen.

Daarnaast betekent de optimale IT-ondersteuning van specifieke persona’s dat medewerkers efficiënter kunnen werken, tevredener zijn, minder snel gebruik maken van schaduw-IT en u hiermee de risico’s op datalekken aanzienlijk verkleint.

Wilt u meer weten over het opstellen van persona’s in uw zorginstelling? Neem dan gerust eens contact met ons op!