IT krijgt een steeds prominentere plek binnen accountantskantoren. Toch komt het nog geregeld voor dat de IT-strategie niet is afgestemd op de bedrijfsstrategie. Zonde, want afstemming tussen deze twee key-elements zorgt voor kostenbesparing, verbeterde dienstverlening én tevreden medewerkers. Het is dus tijd om de IT- en bedrijfsstrategie op elkaar af te stemmen! Maar hoe krijg je dat, als IT-er binnen een accountantskantoor, voor elkaar?

1. Zet de waarde voor de business centraal

We willen naar de Cloud, we gaan deze software gebruiken, we kiezen voor deze leverancier: in veel accountantskantoren is de IT-oplossing leidend bij het maken van keuzes. Je hebt bijvoorbeeld gezien dat een ander kantoor die specifieke software gebruikt of je hoort positieve verhalen over een leverancier. En nu wil jij dus dezelfde stappen zetten.

Toch sla je op deze manier de eerste stap over: het uitgangspunt voor de organisatie. Waar staan we nu, waar willen we naartoe en aan welke voorwaarden moet dit voldoen? Vervolgens is het pas zaak om te kijken naar oplossingen. Wellicht werkt software X voor de concurrent heel goed, maar past het totaal niet bij jullie visie en werkwijze als kantoor.

Zorg er daarom voor dat de strategie altijd leidend is bij het maken van keuzes en veranderingen in IT. Vertaal de behoeftes van de business naar de juiste technische oplossing en niet andersom. Zo zien ook de directie en collega’s direct de rol van ICT in de totale bedrijfsstrategie.

2. IT van cost center naar profit center

Het komt nog vaak voor dat IT op directieniveau wordt gezien als kostenpost. Wil je daar verandering in brengen? Vraag dan om de jaarplannen en vertaal de ambities en plannen naar IT-oplossingen. Jij weet dat gebrek aan goede oplossingen op den duur zorgt voor obstakels of misgelopen omzet, maar voor de directie is dit nog niet altijd duidelijk.

IT is bij uitstek hét onderdeel binnen accountantskantoren waar rendement te behalen valt, maar dit moet je wel inzichtelijk maken. Om de gestelde doelen te bereiken moet je de korte- en langetermijndoelen op elkaar afstemmen. Maak voor medewerkers en managers inzichtelijk hoe de dagelijkse praktijk bijdraagt aan de gestelde bedrijfsdoelen.

Maak verhoogde productiviteit en declarabiliteit concreet, laat zien welke werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden en toon aan wat de financiële gevolgen zijn van bijvoorbeeld een ransomware-aanval waartegen jullie niet gewapend zijn. Pas dan gaat IT een actieve rol spelen in de doelstellingen van de organisatie en transformeert het van cost center naar profit center.

3. Co-creëer en communiceer

Afstemming tussen IT en bedrijfsstrategie slaagt alleen als de samenwerking tussen de IT-verantwoordelijke en de directie een continu proces is en de voortgang wordt bijgehouden. Zoek daarbij een ‘partner in crime’, iemand die dicht op de businesskant van de organisatie zit. Zo maak je gezamenlijk de resultaten inzichtelijk en kun je gemakkelijk bijsturen als er veranderingen in het vraagstuk ontstaan.

Een voorbeeld
De directie heeft besloten dat accountants hun uren nauwkeuriger moeten schrijven. Door het optimaliseren van de urenregistratie zijn medewerkers declarabeler, wat een gunstige uitwerking heeft op de cijfers. Maar betere tijdsregistratie blijkt niet mogelijk met het huidige systeem: het is verouderd en wordt daarnaast niet goed bijgehouden. Tijd om op zoek te gaan naar een alternatief! Door samen met de directie en collega’s dit op te pakken, werk je samen naar het beste uitgangspunt om de plannen ten uitvoer te brengen.

Wees ook altijd direct, open en transparant over waar je mee bezig bent. Vraag collega’s om input en blijf samenwerken. Zo voorkom je dat IT een eiland blijft in jouw organisatie en juist transformeert naar een belangrijk onderdeel van de totale bedrijfsstrategie. Directie blij, collega’s blij, jij blij.

Afstemming tussen IT en bedrijfsvoering kan organisaties veel opleveren. Heb je vragen over hoe je dit doet of ondersteuning nodig bij jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.