Met de ingang van de GDPR is de focus op privacy en security binnen de accountancybranche flink toegenomen. Geen enkel kantoor wil het risico lopen op hoge boetes en imagoschade door datalekken. Zeker in een omgeving waar dagelijks veel privacygevoelige informatie verwerkt wordt, is dit een uitdaging. Weet je zeker dat medewerkers veilig werken? Controleer het aan de hand van vijf duidelijke signalen.
Security is niet vanzelfsprekend
Om in kaart te brengen of medewerkers veilig werken, zijn er vijf signalen waar je attent op moet zijn. Dit helpt u meer grip te krijgen op de security van jouw organisatie en de kans op datalekken te verkleinen.
• Toegang tot zakelijke e-mail op privé-device
Hebben medewerkers via een privételefoon, -laptop of -tablet toegang tot de zakelijke e-mail? En worden deze devices beheerd door jouw organisatie? Negen van de tien keer is het antwoord op deze laatste vraag ‘nee’. Op het moment dat iemand zijn telefoon verliest, loop je dus een groot risico dat bedrijfsgevoelige informatie uitlekt. Door middel van Mobile Device Management (MDM) ben je in staat om alle mobiele apparaten binnen de organisatie te beheren. Dit geeft je de controle over onder meer de configuratie, updates en het beveiligingsbeleid. Raakt iemand zijn telefoon kwijt? Dan kun je de zakelijke e-mail of andere gevoelige applicaties remote van het toestel verwijderen.
• Medewerkers maken gebruik van onveilige Cloud-diensten
Online Cloud-diensten als Dropbox, WeTransfer en Google Docs worden niet alleen privé veel gebruikt. Zeker nu medewerkers steeds vaker thuis of op een andere externe locatie werken, wordt veel bedrijfsgevoelige informatie via deze gratis diensten uitgewisseld. Medewerkers realiseren zich doorgaans niet dat dit een groot risico oplevert voor het securityniveau van jouw organisatie. Om te voorkomen dat medewerkers zelf op zoek gaan naar applicaties is het belangrijk dat je zelf jouw Cloud-omgeving optimaal inricht. Cloud-diensten als Microsoft Office 365 en SharePoint zorgen ervoor dat medewerkers onderling en met klanten eenvoudig én veilig informatie kunnen delen.
• Er wordt niet ingelogd met behulp van two-factor authentication
Wachtwoorden die onder toetsenborden worden verstopt of in schrijfblokken genoteerd, het gebeurt dagelijks. Dit is een groot risico voor de veiligheid van uw bedrijfsinformatie. Daarom is het noodzakelijk om Two-factor authentication in te stellen. Two-factor authentication is een extra beveiligingslaag waarmee bijvoorbeeld eenmalig een code via sms of e-mail gestuurd wordt. Zo voorkom je dat hackers ongewenst toegang krijgen tot jouw informatie.
• Er is geen veilig printbeleid
Op ieder accountantskantoor staan printers waar dagelijks documenten uitrollen die gevoelige informatie bevatten. Wanneer documenten direct worden meegenomen is er niets aan de hand, maar hoe vaak gebeurt het dat deze ineens uit een andere printer komen en worden vergeten? En wist je dat documenten in het geheugen van de printer blijven staan? De oplossing is een beter en veiliger printerlandschap. Dit begint bij een medewerkerspas voor identificatie, waarmee iedereen zich identificeert voordat het document geprint wordt. Daarmee verklein je de kans dat privacygevoelige informatie in verkeerde handen terecht komt.
• Medewerkers zijn een prooi op openbare wifinetwerken
Mobiele devices zijn niet standaard uitgerust met de juiste beveiligingscertificaten. Hierdoor zijn medewerkers een prooi voor kwaadwillenden op openbare wifinetwerken. Zonder de juiste beveiligingscertificaten kunnen hackers zich relatief eenvoudig toegang verschaffen tot openstaande mappen. Bovendien komt het regelmatig voor dat op de routers van netwerken malware draait. Met Mobile Device Management bescherm je je medewerkers en organisatie tegen de risico’s van het werken op openbare wifinetwerken.
Security is geen vanzelfsprekendheid. Zeker nu medewerkers steeds vaker buiten de deur werken, loop je het risico dat je de grip en controle op de veiligheid verliest. Om dit te voorkomen, maken wij graag samen met jou een securityplan. Wat is de huidige situatie en wat heb je nodig om nu en in de toekomst veilig te kunnen werken?
Neem voor meer informatie of het maken van een afspraak contact met ons op.
