In veel accountantskantoren staat de online werkplek hoog op de lijst met aandachtspunten. De transitie heeft echter grote impact op de organisatie, terwijl iedereen constant roept dat je ‘gewoon’ moet overstappen. Dus hoe zorg je ervoor dat je hiermee zeker, maar verantwoord aan de slag gaat? We geven je 5 tips!

Tip 1: Stel een stappenplan op

Wat iemand je ook vertelt: de transitie naar de online werkplek is geen eenvoudig proces wat je zomaar even doet. Het is daarom cruciaal dat je vooraf een stappenplan opstelt om gefaseerd aan de slag te gaan, zodat de impact op de organisatie niet te groot wordt.

Hoe ziet onze werkplek er nu uit en waar willen we naartoe? Wanneer willen we daar zijn? Wat zijn veranderingen met laag risico en wat brengt juist grote risico’s met zich mee? Hoe brengen we balans hierin aan en hoe zorgen we ervoor dat we gedurende het proces leren en verbeteren?

Neem de tijd ervoor: probeer niet alles in een jaar te realiseren. Beter een gedegen transitie over drie jaar, dan een mislukte investering en gefrustreerde medewerkers. Laat je hierin adviseren of vraag in ieder geval iemand om een second opinion op het plan. Een goede voorbereiding betaalt zich altijd terug.

Tip 2: Stel persona’s op

Maak niet de fout om één generieke werkplek te realiseren voor alle medewerkers. Er zijn namelijk verschillende persona’s, gebruikersgroepen, binnen de organisatie die allemaal op eigen wijze ondersteund moeten worden door ICT. De collega’s van de loonadministratie maken op een andere manier gebruik van ICT dan de controller, maar ook bijvoorbeeld de accountmanagers hebben weer een eigen werkwijze.

Breng deze groepen en hun behoeftes in kaart, zodat je per persona een passende werkplek kunt samenstellen. In de praktijk werkt dit niet alleen beter voor de gebruikers, maar bespaart het ook heel veel geld. Je betaalt namelijk niet langer onnodig voor oplossingen voor iedereen die slechts gebruikt worden door een deel van de organisatie.

Tip 3: Stel een pilotgroep samen

Een belangrijke succesfactor bij veranderingen is het draagvlak binnen de organisatie. Communiceer daarom met de organisatie over de geplande veranderingen en betrek medewerkers hierbij.

Stel hiervoor een pilotgroep samen met vertegenwoordigers uit de verschillende gebruikersgroepen in de organisatie. Zorg er ook voor dat je collega’s aansluit die vooroplopen als het gaat om de veranderingen, maar ook mensen die juist wat huiverig zijn. Zo krijg je een totaalbeeld van de hele organisatie en kun je vanuit dit perspectief keuzes maken die ook begrepen en geaccepteerd worden door alle medewerkers.

Tip 4: Start met e-mail en bestanden

Veel kantoren hebben inmiddels de e-mailomgeving al gemigreerd van een lokale server naar Microsoft en de volgende stap is om ook de opslag van bestanden naar de Cloud te brengen. Deze staan nu vaak nog op bijvoorbeeld een K-schijf en zijn dan bereikbaar via een extern bureaublad. Zonder al te grote impact en met weinig risico kun je deze bestanden via Sharepoint van Microsoft naar de Cloud brengen, zodat je alweer een stap verder bent richting de online werkplek.

De applicaties komen pas later, uiteraard ook wanneer hier goede Cloud-oplossingen voor beschikbaar zijn. Organisaties zijn in grote mate afhankelijk van bedrijfsapplicaties en het is dan ook niet verstandig om alles in één keer te veranderen. Met name de transitie van bedrijfskritische applicaties vergt veel interne communicatie en onboarding. Dit zijn lange trajecten waarover je niet te makkelijk moet denken. Eerst dus de e-mail en bestanden, daarna aan de slag met een goed doordacht plan voor de applicaties.

Tip 5: Verander je mindset

Een transitie naar de online werkplek vraagt ook om een transitie van jouw mindset als accountant. Het is zaak om af te stappen van het idee van een op maat gemaakt pakket voor een specifiek proces, maar streven naar de meest efficiënte werkwijze over de gehele linie. Laat de geschiedenis niet bepalen hoe je werkt, maar kijk naar hoe je jouw processen slim op elkaar kunt aan laten sluiten. Wie wil jij zijn als kantoor, hoe wil je klanten bedienen en welke rol speelt ICT daarin? Hoe je nu werkt heeft misschien altijd gewerkt, maar er gaat een moment komen dat het je gaat tegenwerken. Of dat nu over een jaar, 5 jaar of 10 jaar is. Als je te laat bent, dan baal je dat je niet eerder hebt geschakeld.

Meer inspiratie en tips? Volg onze podcast ‘Uurtje Factuurtje, dé podcast voor de moderne accountant’!

Wil je advies bij het inrichten van jouw online werkplek? Neem contact met ons op!