Online samenwerking met klanten maakte de afgelopen jaren al een grote opmars en is in 2020 in een flinke stroomversnelling gekomen. We krijgen massaal de bevestiging dat afspraken niet altijd op locatie hoeven plaats te vinden en dat digitale samenwerking ook voor veel snelheid, efficiëntie en flexibiliteit zorgt. Toch zien wij bij accountantskantoren een aantal valkuilen ontstaan in de online samenwerking met klanten. Welke dat zijn? We zetten ze voor je op een rijtje!

1. Je deelt documenten onveilig

Het grote risico van online documenten delen is dat bestanden per ongeluk gedeeld worden met mensen voor wie de informatie niet is bestemd. Of misschien zelfs wel dat documenten ongemerkt aangepast kunnen worden door klanten, omdat je de bewerkbare versie doorstuurt of deelt. Controleer daarom altijd goed welke versie je verstuurt en of er niet onnodig persoonsgevoelige informatie wordt gedeeld.

Tip! Er zijn tools waarmee je kunt instellen dat specifieke informatie, zoals BSN-nummers, herkend worden in documenten en op basis daarvan niet extern gedeeld mogen worden. Handig als je zelf iets over het hoofd ziet of wanneer een collega’s door gebrek aan kennis op het punt staat om een e-mail met gevoelige informatie te versturen.

2. Je laat documenten onveilig ondertekenen

Geen handtekening meer aan de keukentafel of op kantoor, maar juist een digitale ondertekening van afspraken en jaarrekeningen. Handig, maar wel belangrijk om hierin extra alert te zijn.

In sommige gevallen zien we namelijk dat accountants Word-documenten naar klanten sturen ter ondertekening. Dat brengt veel risico’s met zich mee: opeens staat jouw handtekening onder een document dat ongemerkt aangepast kan worden. Ook moet je ervoor zorgen dat je zeker weet dat de juiste persoon de handtekening daadwerkelijk heeft gezet.

Tip! Er zijn diverse ondertekentools die ‘security minded’ zijn en ervoor zorgen dat een handtekening pas gezet kan worden na een tweestapsverificatie van de identiteit van de tekenbevoegde.

3. Je hebt een versplinterd ecosysteem

Zoveel processen, zoveel applicaties. Dankzij de vele beschikbare oplossingen zijn we daadwerkelijk in staat om digitaal te werken, maar integratie is hierin cruciaal. Voorkom dat je alle handelingen meermaals moet uitvoeren, omdat je in verschillende systemen werkt. Dat kost niet alleen onnodig veel tijd, maar is ook nog eens een stuk foutgevoeliger.

Tip! Veel applicaties hebben de mogelijkheid om met elkaar te integreren, zodat informatie van het ene systeem automatisch wordt overgezet in andere systemen. Dit kost even tijd om tot stand te brengen, maar is daarna vanaf dag één de moeite waard.

4. Je doet verkeerde aannames over klantwensen

Wil jouw klant wel inloggen in een klantportaal? Wil hij documentatie wel per mail ontvangen? Heeft hij wel de mogelijkheid om uit te printen, ondertekenen en in te scannen? Aannames doen over klantwensen zijn een grote valkuil voor veel accountants. Zij investeren vaak in mooie oplossingen, die vervolgens niet gebruikt worden. En dat is flink zonde.

Tip! Heel simpel: vraag je klant wat hij wil en ga daarna pas een proces inrichten. Denk je zeker te weten wat de wens is? Toch maar even checken.

5. Je maakt keuzes die niet bij jouw proces passen

Soms is het verleidelijk om te kiezen voor een software, omdat je van anderen hoort dat zij hierover tevreden zijn. Maar pas op! De software kan voor anderen goed werken, maar misschien totaal niet passen binnen jouw proces. Kies daarom niet klakkeloos voor een ogenschijnlijk goede oplossing, maar breng eerst in kaart wat je gewenste werkwijze is. Daarna is het pas tijd om hierbij passende software te kiezen.

Tip! Betrek ook klanten en medewerkers hierin en dring de oplossing niet zomaar op. Draagvlak en adoptie zijn een belangrijke succesfactor bij het gebruik van software.

Door scherp te zijn op deze valkuilen profiteer je van de vele voordelen van het digitaal samenwerken en minimaliseer je de risico’s. Vergeet tot slot ook niet dat een online meeting geen één op één vervanging is van een fysieke afspraak. Wees hier alert op en probeer, wanneer dat kan, elkaar ook af en toe face to face te zien.

Verder praten over deze valkuilen en de oplossingen hiervoor? Neem gerust contact met ons op!