Wil je SharePoint in jouw kantoor toepassen? Dan sla je een mooie professionaliseringsslag, met gave extra functionaliteiten! Realiseer je wel dat het een verandering van werkwijze betekent. Lindsey Koelewijn, adoptie-expert: “Iedereen moet zijn documenten op een andere plek opzoeken en opslaan. Er zijn extra functionaliteiten beschikbaar en je wilt dat medewerkers die handig benutten. Wil je een vliegende start maken met SharePoint? Zet dan adoptie in.” 

We horen weleens van accountants- en administratiekantoren die overstappen op SharePoint, waarna medewerkers de nieuwe functionaliteiten vrijwel onbenut laten. Zonde! Lindsey: “Precies daarom is adoptie zo belangrijk. Want je kunt nog zulke gave software aanbieden, als je de medewerkers niet betrekt, zullen ze het niet gebruiken.” 

Vroegtijdig betrekken 

Dus hoe zorg je dat medewerkers de nieuwe werkwijze en functionaliteiten omarmen? “Kortgezegd: door ze vooral vroegtijdig te betrekken,” verheldert Lindsey. “Je moet hen meenemen in jouw overwegingen om over te stappen op SharePoint. Verdiep je in hun manier van werken, luister naar hun wensen en ideeën. En ontdek vervolgens samen hoe SharePoint hun werkwijze kan verrijken. Die gesprekken moet je voeren ver vóór de implementatie start.” Eigenlijk moet je dus vandaag al beginnen met adoptie. 

Zo ziet een adoptietraject eruit 

Gesprekken voeren? Bij een adoptietraject denken veel mensen eerder aan trainingen, een communicatieplan of floorwalkers. Lindsey: “Die middelen behoren inderdaad tot de mogelijkheden, maar een adoptietraject start er niet mee. We verdiepen ons eerst in de werkprocessen, de mensen en de cultuur. Daarna kunnen we beter inschatten wat SharePoint toevoegt aan de werkprocessen en hoe ingrijpend de ingebruikname is. Dan pas kunnen we samen een aanpak bepalen – en de juiste middelen kiezen.” Zo start een adoptietraject dus al veel eerder dan de technische implementatie. En het loopt ook door na afloop daarvan. Bijvoorbeeld om het gebruik te monitoren en extra stimulerende maatregelen in te zetten om het gewenste gebruik te bereiken. 

Zet in op intrinsieke motivatie  

Het doel van een adoptietraject is ervoor zorgen dat mensen zich de nieuwe werkmethode eigen maken. Dat laat veel speelruimte, want er zijn talloze manieren te bedenken. “Klopt, er is van alles mogelijk. Maar vrijwel altijd betrekken we mensen vanuit intrinsiek enthousiasme! Zij moeten zelf het nut van SharePoint inzien,” vertelt Lindsey. Dat is iets wat je bij de ene persoon makkelijk bereikt, en waar je bij de ander hemel en aarde voor moet bewegen. Daarom is een adoptietraject altijd maatwerk, precies passend bij jouw mensen. 

Slimme collega’s? Een kans! 

Het is onze ervaring dat bij administratie- en accountantskantoren slimme en zelfstandige mensen werken, die zelf uitstekend hun ideale werkwijze kunnen organiseren. Lindsey: “Dat zijn de perfecte kandidaten om vroegtijdig naar te luisteren! Want betrek je ze niet, dan gooien ze later de hakken in het zand. En betrek je ze wel, dan levert dat veel waardevolle ideeën op voor de werkprocessen. Ze kunnen uitstekend meedenken en met de input die dat oplevert, maak je van SharePoint een succes. Sterker nog, als je het goed aanpakt, worden deze mensen zelfs de early adopters.” 

Meer weten? Lees dan ons e-book over SharePoint in het accountantskantoor.