Veel administratie- en accountantskantoren maken gebruik van Working Papers, de softwareoplossing van CaseWare. Daarnaast biedt CaseWare een volledige Cloud-oplossing, CaseWare Cloud, die vooralsnog met name gericht is op micro- en kleine entiteiten. Voor grotere jaarrekeningen is deze oplossing echter nog niet volledig toereikend en veel kantoren werken daarnaast nog met andere lokale applicaties waarmee rekening gehouden dient te worden. Dus hoe werk je het meest efficiënt? Welke oplossing en werkwijze sluit het beste aan bij jouw specifieke situatie? We schetsen drie scenario’s.
Eerst even terug naar de basis
Wat is Working Papers?
Working Papers wordt door accountantskantoren gebruikt voor digitale dossiervorming en vormt de basis voor taakgerichte applicaties van CaseWare. Het is een lokaal draaiende – on premise – applicatie. Dit betekent dat de oplossing op fysieke servers geïnstalleerd moet worden en dus niet in de Cloud draait.
Wat is CaseWare Cloud?
CaseWare Cloud draait volledig in de Cloud en bestaat uit verschillende apps. Het gaat hierbij om WWFT+ (Wwft-dossier altijd op orde), PBC+ (bestanden en stukken veilig opvragen bij uw klant), Samenstel+ (samenstellen van online jaarrekeningen voor micro- en kleine entiteiten) ADV+ (vastlegging tussentijdse werkzaamheden) en VPB+ (verzorgen van de VpB aangifte van uw klant). Met deze nieuwe oplossingen kunnen accountantskantoren makkelijker samenwerken en informatie delen, zowel intern als met hun klanten. Daarnaast kan de CaseWare Cloud functioneren als opslagplek voor Working Papers-dossiers, zodat er minder opslagruimte nodig is op lokale servers en organisaties zich geen zorgen meer hoeven te maken om beveiliging, back-ups en versiebeheer.
Wat is de uitdaging?
Nog niet alle benodigde functionaliteiten voor grotere entiteiten zijn op dit moment beschikbaar in CaseWare Cloud en daarom is het voor een aantal accountantskantoren zaak om de voordelen van de Cloud-oplossing te combineren met de noodzakelijke functionaliteiten uit de lokaal draaiende applicatie Working Papers. Kantoren die nog andere lokaal draaiende applicaties gebruiken, zoals Unit4 voor boekhouden, hebben daarnaast een uitdaging op het gebied van efficiëntie en integratie van alle applicaties in een overzichtelijke werkplek.
Situatie 1: De CaseWare Cloud biedt alles wat ik nodig heb
Oplossing: CaseWare Cloud, eventueel in combinatie met Online Werkplek
Voor een aantal accountantskantoren biedt CaseWare Cloud alle benodigde oplossingen, omdat zij uitsluitend micro- en kleine entiteiten bedienen. Je kunt ervoor kiezen om CaseWare Cloud ‘los’ te gebruiken – via CaseWare of een ICT-dienstverlener – of om deze te integreren binnen een online werkplek, zoals Cloud Workspace. Hiermee heb je vanuit één centraal punt toegang tot zowel uw Office-applicaties, e-mail, bestanden als de CaseWare Cloud. Dit biedt veel voordelen op het gebied van efficiëntie en gebruiksgemak.
Situatie 2: Ik heb Working Papers nog nodig voor mijn werkzaamheden en ik gebruik geen andere lokaal draaiende applicaties
Oplossing: CaseWare Cloud in combinatie met on premise Working Papers via eigen servers, ICT-dienstverlener óf CaseWare On Azure
In sommige gevallen is de Cloud-oplossing van CaseWare niet volledig toereikend en moet de combinatie met Working Papers gerealiseerd worden. Aangezien Working Papers een on-premise applicatie is, moet deze fysiek geïnstalleerd worden op een server. Dit kan op je eigen servers, maar dit is niet noodzakelijk. Je kunt er ook voor kiezen om Working Papers als hosted oplossing af te nemen bij een ICT-dienstverlener óf deze af te nemen bij CaseWare, waarmee de oplossing in Microsoft Azure draait.
Situatie 3: Ik heb Working Papers nodig én ik maak gebruik van andere lokaal draaiende applicaties
Oplossing: CaseWare Cloud in combinatie met on premise Working Papers via eigen servers of ICT-dienstverlener
Als je, naast Working Papers, gebruik maakt van andere lokaal draaiende applicaties, zoals Unit 4 of Accountview, kies dan voor het gebruik van eigen servers of de hosted oplossing van een ICT-dienstverlener. CaseWare on Azure-oplossing is in dit geval niet aan te raden, omdat er geen integraties te realiseren zijn met andere applicaties.
Elke situatie vraagt om een oplossing op maat. Wil je advies over de beste keuze voor jouw organisatie? Arcus IT is ervaren met het efficiënt toepassen van de oplossingen van CaseWare en ondersteunt diverse bedrijven op dit gebied. Neem gerust contact met ons op, onze consultants adviseren je graag!
