Je wil met jouw accountantskantoor de stap richting de Cloud gaan zetten en hiervoor externe hulp inschakelen. Maar hoe pak je dit nu gestructureerd aan? Hoe voorkom je dat je straks opgescheept zit met een dure, ineffectieve oplossing? Welke rol speel je in de samenwerking met een IT-leverancier en hoe houd je vinger aan de pols? In samenwerking met Corné van Hoof van Techdocs zetten wij de fases voor een slimme inkoopstrategie voor je op een rijtje!

Fase 1: Inventarisatie

Voordat je met nieuwe plannen aan de slag gaat, is het noodzakelijk om eerst een compleet beeld te schetsen van de huidige situatie. Maak een grondige inventarisatie, waarin je een volledig beeld geeft van alle middelen binnen het IT-landschap en de onderdelen die beïnvloed worden door de transitie naar de Cloud.

Hoe is je infrastructuur opgebouwd en hoe zie je applicatielandschap eruit?

De kans is groot dat je van deze informatie in je servicedesk-systeem (configuratie management) en eventueel contract management systeem kunt terugvinden.

Wees tijdens deze fase ook eerlijk naar én over je eigen organisatie. Hoe groot is de IT-volwassenheid van de eindgebruikers en het eventuele eigen IT-team? Dit niveau bepaalt namelijk de tijd die gereserveerd moet worden voor training en adoptie, een cruciale succesfactor bij de IT-transformatie.

Tip! Een visualisatie van de infrastructuur en samenhang van het applicatielandschap (datastromen) gaat enorm helpen als praatstuk richting je IT-partner.

Fase 2: Contractbeheer

Lopende contracten worden vaak vergeten, maar zijn een belangrijk onderdeel van de business case die je gaat maken bij je uitbestedingstraject. Je kunt samen met een IT-partner tot een mooi plan komen, maar als je de komende jaren nog vastzit aan torenhoge kosten, dan is een alternatieve oplossing wellicht toch beter.

Daarom is het noodzakelijk om alle lopende IT-contracten voor hardware, software en dienstverlening in kaart te brengen. Betrek de financieel verantwoordelijke binnen de organisatie om afschrijvingsperiodes of eventuele benodigde afkoopregelingen te bepalen. Ook eventuele vervroegde afschrijving moet helder zijn.

Tip! Deel deze ‘uitdaging’ ook met je IT-partner. Zij kunnen meedenken over eventuele oplossingen.

Fase 3: Sourcing model

Nu worden we al wat concreter. Wat gaan we outsourcen en in welke vorm? Naast de verdeling van de werkzaamheden tussen jouw eigen organisatie en een IT-partner, heb je ook nog de optie om meerdere leveranciers te betrekken in de uitvraag. Je hebt het dan over het zogenaamde ‘multi-sourcing’ model. Hierin betrek je aanvullende leveranciers voor specifieke kennisgebieden, zoals data en business analytics of security.

Een multi-sourcing model maakt de situatie wel complexer. Je kunt in theorie alles bij specialisten beleggen, maar deze moeten onderling wel goed kunnen samenwerken om te komen tot een samenhangede infrastructuur met duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid in het totaal.

Kijk daarom goed naar de balans tussen expertise en efficiëntie. Heeft een andere partij echt significant meer kennis van dit onderwerp én zijn ze in staat om samen te werken met de primaire IT-leverancier?

Tip! Kies voor specifieke onderdelen voor een review of audit van een externe partij. Zo hoef je niet alles verspreid uit te besteden, maar heb je wel de controle van een second opinion op de plannen. Een mooi voorbeeld hiervan is het kennisgebied ‘security’.

Fase 4: Baselining

Mislukte trajecten ontstaan veelal omdat er een mismatch ontstaat tussen verwachtingen en het daadwerkelijk resultaat. Stuur daarom zoveel mogelijk op concrete verwachtingen, door deze te formuleren binnen de overeenkomst met je IT-partner. Wat verwacht je qua snelheid, service en performance? Kwantificeer dit in meetbare waarden, zodat er geen ruimte voor interpretatieverschillen!

Tip! Schuw ook niet om een “proof of concept” – een beperkte testomgeving voor een aantal gebruikers - op te zetten om te toetsen of de IT-partner aan jouw verwachtingen kan voldoen!

Fase 5: Transitie

Als de plannen gereed zijn, is het tijd voor de transitie naar de Cloud! Zorg ervoor dat er een duidelijk fasering is voor het traject, maar ook dat risico’s en mijlpalen – Go/NoGO – vastgelegd zijn. Zo kun je gedurende het proces vinger aan de pols houden met je IT-leverancier, weet je zeker dat je van alle mogelijke risico’s op de hoogte bent en kom je niet voor verrassingen te staan.

Tip! Vergeet ook niet om samen met je leverancier na te denken over een plan B. Hoe kunnen we een eventuele roll-back doen als de migratie mislukt?

Fase 6: Sturingsmodel

Is de transitie succesvol geweest? Fijn! Dan is het nu tijd voor beheer, verdere ontwikkeling en kwaliteitsbewaking. Zorg daarom voor duidelijke afspraken, waarbij je het liefst maandelijks een rapportage ontvangt.

Creëer een situatie waarin je vanuit IT in een regierol kan sturen op aantallen en kosten, maar ook waarin je samen met de IT-partner kunt werken aan een optimaal beheermodel dat ruimte biedt voor verdere ontwikkelingen.

In de meeste ideale samenwerking wordt er actief kennis gedeeld. Jij brengt als klant organisatie- en applicatiekennis in en de IT-partner deelt Cloud-expertise met jouw IT-team.

Tip! Probeer communicatie op drie lagen te realiseren: operationeel (dagelijks beheer), tactisch (service reporting) en strategisch (visie/verdere ontwikkelingen).

Wil jij aan de slag met een transitie en hulp hierbij? Neem contact op met Techdocs of schakel de hulp in van een Arcus IT-consultant!