In juni stonden wij op de Accountancy Expo met de ‘Online accountancywerkplek van morgen’. Veel accountantskantoren overwegen een transitie naar de Cloud en bezoekers hadden dan ook veel vragen over onze Cloud Workspace-oplossing. De belangrijkste vragen – én de antwoorden hierop – hebben we voor je op een rijtje gezet!

Vraag 1: Hoe ziet de online werkplek van Arcus IT eruit?

“Cloud Workspace is de start van uw werkdag. In deze online werkplek komen namelijk voor elke medewerker alle benodigde documenten, applicaties en communicatiekanalen samen. Cloud Workspace is eigenlijk een schil over Office 365 heen, waardoor de vertrouwde Office-applicaties én uw eigen applicaties samenkomen in één overzichtelijk dashboard. Medewerkers loggen slechts één keer in en hebben daarna vanuit de online werkplek direct toegang tot alle benodigde applicaties. De werkplek kan aangevuld worden met data vanuit RSS-feeds, zoals het nieuws, de beursstanden of het weer.”

Vraag 2: Waar staat mijn data en hoe is file management geregeld?

“Omdat Cloud Workspace ‘slechts’ een portaal is waarin applicaties samenkomen, wordt er in Cloud Workspace zelf geen data opgeslagen. De data van uw Office-producten staat opgeslagen bij Microsoft en de data in specifieke applicaties is ondergebracht bij de betreffende softwareleveranciers. Het file management vindt plaats via je eigen fileshare of bijvoorbeeld Sharepoint. De informatie wordt van en naar Cloud Workspace gestuurd, zodat je deze vanuit uw centrale werkplek kunt benaderen en aanpassen. Zo heb je altijd up-to-date documenten en informatie.”

Vraag 3: Kunnen alle applicatie integreren in de online werkplek?

“Alle applicaties die de mogelijkheid bieden tot Single Sign-On (SSO) kunnen in principe gekoppeld worden aan Cloud Workspace via de SSO-tool van Microsoft. Dankzij onze samenwerking met SecureLogin kunnen we daarnaast enkele veelgebruikte accountancy-applicaties direct beschikbaar maken: Basecone, Twinfield, Exact, Loket.nl, NMBRS en Visionplanner. Als je hiernaast SecureLogin als oplossing afneemt, dan integreren we deze applicatie in de Cloud Workspace en heb je toegang tot de 350 beschikbare applicaties waarmee SecureLogin koppelt. Ook is er een aantal branchespecifieke legacy-applicaties die wij door slimme oplossingen in de online werkplek kunnen laten terugkomen. Dit zorgt ervoor dat de meeste accountantskantoren alle vertrouwde applicaties terugvinden in de werkplek.”

Vraag 4: Hoe is de beveiliging en het gebruikers beheer geregeld?

“Buiten de beveiliging die geïntegreerd is in de applicaties die in de werkplek voorkomen, zorgt het gebruik van Workspace voor een extra beschermlaag. Door middel van Single Sign-On (SSO) loggen gebruikers slechts eenmalig in en hebben vervolgens toegang tot alle applicaties. Dit zorgt voor grip op het wachtwoordenbeheer en zorgt voor een flinke efficiëntieslag. Op het moment dat een medewerker vertrekt, dan wordt enkel het Cloud Workspace-account verwijderd waarna de medewerker nergens meer onverhoopt toegang tot heeft. Het aanmaken en verwijderen van gebruikers is eenvoudig te realiseren door de verantwoordelijke binnen de organisatie. Hierbij wordt ook bepaald tot welke applicaties de betreffende medewerker daadwerkelijk toegang heeft, welke kleuren er worden gebruikt en welke groepen de medewerker te zien krijgt.”

Vraag 5: Wat zijn de kosten van de online werkplek?

“Een Workspace-werkplek met een Microsoft 365-licentie (inclusief beveiligingsoplossingen zoals Mobile Device Management en Two-factor authentication) is al beschikbaar vanaf 29 euro per gebruiker per maand. Het Office 365-account zit hierbij in, dus dit voorkomt extra kosten. De kosten van de specifieke applicaties die we koppelen vallen hier uiteraard wel buiten, omdat dit applicatielandschap voor elke organisatie weer anders is. Ter vergelijking: een traditionele werkplek kost per gebruiker per maand al snel zo’n 75 euro en loopt soms wel op tot 125 euro of meer. Het is dus niet alleen eenvoudiger, maar ook nog eens goedkoper!”

Heb je nog vragen die onbeantwoord zijn gebleven? Neem contact met ons op!