Met de toenemende populariteit van de Cloud heeft Microsoft 365 van Microsoft de afgelopen jaren een flinke opmars gemaakt. Toch zijn veel bedrijven nog huiverig voor de overstap. Staat mijn data wel écht veilig? Past het daadwerkelijk bij onze processen? Hoe zorg ik voor een optimale implementatie? We spraken met Albert Kroon, Microsoft 365 specialist bij Arcus IT, over deze vragen én over de grootste valkuil bij het gebruik van Microsoft 365.

Microsoft 365 – wat is het ook alweer?

Microsoft 365 is het IT-platform voor teamwork en communicatie. Naast de bekende apps zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook staan Teams en Skype for Business hiertussen als hulpmiddelen met real-time samenwerking, chats en video- en audiogespreken voor de ultieme communicatie. Met Microsoft 365 kunnen medewerkers altijd en overal samenwerken aan documenten op elk apparaat. Dit verhoogt de productiviteit en continuïteit.

Albert, wat is het grootste voordeel van het gebruik van Microsoft 365?

“Microsoft 365 is heel flexibel. Of medewerkers nu op een zakelijke laptop aan de slag gaan of toch op de PC thuis nog wat willen afronden; zij hebben altijd toegang tot de juiste documenten en e-mailomgeving. Ook kan er binnen Microsoft 365 met meerdere personen in hetzelfde document gewerkt worden. Dat is pas efficiënt samenwerken! Ook het delen van documenten met andere bedrijven of collega’s is standaard mogelijk. Zo zijn er talloze voorbeelden waardoor werken dankzij Microsoft 365 eenvoudiger en flexibeler wordt.”

Wat levert dat concreet op?

“Het levert in ieder geval een enorme tijdwinst op. Voorheen was het noodzakelijk om op locaties buiten kantoor een VPN-verbinding op te zetten en verschillende authenticatiestappen te doorlopen om verbinding te maken met de server. Dit hoeft met Microsoft 365 niet meer. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie met een internetverbinding snel, eenvoudig en veilig inloggen op hun vertrouwde werkplek. Dat zorgt er direct ook voor dat gedeeltelijk of volledig thuiswerken steeds gemakkelijker wordt. Daarnaast hoeven zij bijvoorbeeld niet meer te zoeken naar de meest recente versies van documenten en deze continu heen en weer te sturen. In Office 365 wordt standaard versiebeheer toegepast.”

Kun je een voorbeeldcase noemen waarin Microsoft 365 heeft gezorgd voor tijdsbesparing?

“Ja, wij hebben recentelijk een project afgerond waarin we de implementatie van Microsoft 365 gecombineerd hebben met andere krachtige Microsoft-tools. Voorheen werden nieuwe laptops eerst door ons klaargemaakt voor gebruik waarna ze naar de relatie werden verzonden. Dankzij de veranderingen die we hebben doorgevoerd, kan een laptop direct vanuit de leverancier afgeleverd worden bij de gebruiker. Deze logt in op zijn Microsoft 365-account en maakt daarmee automatisch verbinding met de Microsoft 365-bedrijfsomgeving. Hierdoor worden alle Microsoft 365-instellingen vanuit de Cloud op de laptop geïnstalleerd, zonder dat er een IT’er aan te pas komt. Dat bespaart niet alleen de doorlooptijd voor de levering van een werkplek, maar ook kosten voor een IT-leverancier.”

Staat die online omgeving wel veilig?

“Microsoft 365 staat opgeslagen in de datacenters van Microsoft. Ik merk dat men hier nog wel huiverig voor is. Recent betrouwbaar onderzoek heeft echter uitgewezen dat de data in Microsoft 365 doorgaans veiliger staat dan in bedrijfsnetwerken. Microsoft beveiligt de datacenters echt maximaal. Daarnaast is het Microsoft platform op alle manieren meervoudig uitgevoerd, waardoor van uitval zelden tot nooit sprake is.”

Wat is een veelgemaakte fout bij het gebruik van Microsoft 365?

“Een belangrijk onderdeel van Microsoft 365 is Sharepoint, het Microsoft-platform voor online samenwerken en het delen van bestanden. Ik kom veel bedrijven tegen die hun Sharepoint-omgeving inrichten als fileserver, dus echt als opslaglocatie voor documenten. Binnen de kortste keren zijn ze het overzicht kwijt en hebben ze geen controle meer over het rechtenbeheer van documenten. Dat kan anders, wij nemen onze relaties mee in deze andere denk- en werkwijze.”

Hoe zorg jij voor een optimale Microsoft 365-implementatie bij klanten?

“Allereerst ga ik in gesprek met de klant om de bestaande situatie in kaart te brengen. Dit doen wij door middel van het opstellen van diverse persona’s. Deze persona’s zijn een duidelijke beschrijving van diverse gebruikers binnen de organisatie. Hoe is de IT-omgeving ingericht? Wat is de huidige werkwijze? Vervolgens kijken we ook naar een gewenste situatie. Wil het bedrijf flexibel kunnen werken? Is er bijvoorbeeld behoefte aan een systeem waarmee interne nieuwsberichten gemakkelijk kunnen worden verspreid? Het antwoord op deze vragen vertaal ik vervolgens naar een passende Microsoft 365-omgeving.”

Wil je ook profiteren van de voordelen van Microsoft 365? Neem dan gerust eens contact op met onze adviseurs!