De digitale ontwikkelingen voor de accountancybranche gaan razendsnel. Veel kantoren zijn daarom bezig met de implementatie van nieuwe, moderne werkplekken voor medewerkers. Maar wat blijkt? Niet alle gebruikers hebben de complete werkplek nodig. Toch kiezen veel organisaties voor generieke werkplekken, waarvoor volledige kosten worden betaald. Dat is niet alleen onnodig duur, het brengt ook nog eens diverse risico’s met zich mee!

De verbogen risico’s van schaduw-IT

Door het gebruik van generieke werkplekken, heeft iedereen in de organisatie dezelfde werkplek tot zijn beschikking. In de praktijk blijkt dat hiermee werkzaamheden niet optimaal worden ondersteund en dat medewerkers alternatieven gaan zoeken om hun werkwijze te vereenvoudigen. Dit wordt ook wel schaduw-IT genoemd. Denk hierbij aan een lijstje met klantinformatie dat een medewerker gedurende de dag bijhoudt, omdat de officiële registratiewijze te complex of tijdrovend is. Dergelijke oplossingen worden door niemand beheerd of beveiligd en vormen hiermee een groot risico op datalekken.

Persona’s als basis voor de werkplek

De werkplek van de toekomst wordt daarom ingericht op basis van persona’s. Dit zijn gebruikersgroepen in de organisatie, die gesegmenteerd worden op basis van specifieke kenmerken. Denk hierbij aan de applicaties die ze gebruiken of de werkzaamheden die ze uitvoeren. Het stelt accountantskantoren in staat om slimmere en betere keuzes te maken over de IT-oplossingen in de organisatie. Een medewerker die zwaardere administratieve werkzaamheden verricht, gebruikt bijvoorbeeld andere programma’s dan de office manager.

De winst van persona’s

Wellicht ben je al bekend met het gebruik van persona’s in marketing, maar ook voor een optimale ICT-omgeving biedt de inzet hiervan een grote meerwaarde. Door te werken met persona’s worden medewerkers namelijk beter ondersteund en bespaart jouw organisatie direct op kosten, omdat je uitsluitend betaalt voor hetgeen de gebruikers nodig hebben.

Wil je meer weten over onze ervaring en kennis in de accountancy? Neem gerust contact met ons op!