Er bestaan veel feiten én fabels over het werken in de Cloud. Is de Cloud wel veilig? Verandert het mijn werkwijze en processen? Is het daadwerkelijk duurder? In dit blog bespreken we de 7 belangrijkste feiten en fabels over jouw accountantskantoor in de Cloud!

Voordat we beginnen: de Cloud – wat is dat ook alweer?

Waar voorheen de ICT-omgeving lokaal op interne servers van de organisatie draaide, worden de infrastructuur en applicaties bij het werken in de Cloud als dienst afgenomen via het internet. De Cloud is eigenlijk een containerbegrip voor de online opslag en verwerking van gegevens, software en bestanden. Gebruikers hebben hiermee met een internetverbinding altijd en overal toegang tot hun werkomgeving. Dit brengt veel voordelen met zich mee. Medewerkers kunnen te allen tijde aan de slag en werken eenvoudiger én efficiënter samen. Ook is de Cloud schaalbaar en goed beveiligd.

1. Iedereen werkt al in de Cloud

Fabel! Ondanks de bewezen resultaten en positieve ervaringen, is er nog steeds wat koudwatervrees in de branche. Dit verschilt wel heel erg; sommige accountantskantoren zijn heel vooruitstrevend en willen graag met de nieuwste technieken aan de slag, terwijl andere organisaties liever iets meer afwachtend zijn. Wat veel bedrijven niet weten is dat er voor beide type bedrijven passende Cloud-oplossingen zijn. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om wat meer geleidelijk de overgang te maken, door lokaal draaiende en Cloud-applicaties met elkaar te integreren.

2. Werken in de Cloud is onvermijdelijk

Als we dit statement iets mogen nuanceren, dan is het een feit! De ontwikkelingen op het gebied van software gaan razendsnel. Steeds meer softwareleveranciers bieden een Cloud-oplossing of gaan dit in de toekomst doen. Op termijn betekent dit dat lokale installaties zullen verdwijnen, waardoor bedrijven eigenlijk gedwongen worden om de overstap naar de Cloud te maken.

3. De Cloud is niet veilig genoeg

Fabel! Tenminste, als de Cloud-omgeving goed is ingericht. De opvatting dat de Cloud minder veilig zou zijn, komt vaak voort uit het feit dat Cloud-oplossingen ook te gebruiken zijn op andere devices dan uitsluitend de werkplek op kantoor. Dit brengt inderdaad nieuwe risico’s met zich mee, maar deze zijn heel goed te beheersen door security-oplossingen zoals Mobile Device Management, rechtenbeheer en multifactor authentication. Verder is het voor kleinere organisatie vanwege de kosten en benodigde kennis vaak niet haalbaar om security-oplossingen van het hoogste niveau te implementeren in een traditionele ICT-omgeving. De centralisatie die de Cloud met zich meebrengt maakt het mogelijk voor bedrijven om te profiteren van beveiligingsoplossingen van “enterprise-klasse”.

4. De Cloud verandert onze werkwijze en processen

Ook dit is een fabel! Een transitie naar de Cloud hoeft helemaal niet een andere manier van werken op te leveren. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een desktopvariant, waarmee je een werkomgeving aanbiedt die gelijk staat aan de werkwijze die gebruikers gewend zijn. Ook kun je de lokale omgeving langzaam uitfaseren en toewerken naar een flexibel model. De werkwijze hoeft dus niet direct compleet te veranderen, maar je werkt wel met de nieuwste software en optimale security. Ook zorgt de Cloud voor een verbetering in continuïteit. De kans dat de server op kantoor uitvalt is namelijk vele malen groter dan dat de Cloud-omgeving plat komt te liggen. Dit komt door de extra zware, meervoudige uitvoering van de Cloud-infrastructuur, die simpelweg niet te realiseren is op kantoor.

5. De keuze voor een Cloud-leverancier maakt veel verschil

Feit! Waar men voorheen elke vijf jaar een nieuwe server op kantoor plaatste en hiervoor iedere keer een nieuwe leverancier kon kiezen, is het tegenwoordig belangrijk om een partner te kiezen die jouw processen begrijpt en je bij de hand neemt in een passende transitie. Een adviseur die de juiste kennis heeft van jouw business en je langdurig kan ondersteunen, zodat je optimaal profiteert van de voordelen van de Cloud.

6. Werken in de Cloud is duurder

Dit is een bekende fabel. Bedrijven zijn vaak in de veronderstelling dat als ze nu kiezen voor een lokale serveromgeving en er in de tussentijd niets verandert, dit in vijf jaar wordt afgeschreven en ze goedkoper uit zijn dan met een Cloud-oplossing. Deze visie gaat echter voorbij aan drie belangrijke factoren: de additionele kosten van een lokale serveromgeving, de razendsnelle ontwikkelingen en de beperkte flexibiliteit. Het is gewoon niet realistisch is om te denken dat er in vijf jaar niets gaat veranderen. Dat betekent dat die nieuwe server over een tijd niet meer de juiste ondersteuning kan bieden en bedrijven alsnog een nieuwe investering moeten doen. Daarnaast kunt je met de Cloud gemakkelijk op- en afschalen, waardoor het gebruik meegroeit met uw organisatie. Dit voorkomt een grote investering en zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.

7. Ik moet nú overstappen op de Cloud

Dit kan zowel een feit als een fabel zijn. Het is belangrijk om te kijken naar het juiste moment voor uw organisatie. Loopt jouw organisatie nu al tegen beperkingen aan die de ontwikkeling afremmen? Dan is het verstandig om de mogelijkheden van de Cloud te verkennen. Is dit niet het geval en heb je nog twee jaar om uw bestaande servers af te schrijven? Dan kun je je wel vast voorbereiden op de keuze voor de aankomende investering, maar hoef je niet halsoverkop over te stappen op naar de Cloud.

Wil je meer weten over welke Cloud-oplossing geschikt is voor jouw accountantskantoor? Neem dan contact met ons op voor een adviesgesprek!