Om de efficiëntie en kwaliteit van jouw dienstverlening als accountant te bewaken is goede samenwerking en informatie-uitwisseling van groot belang. Intern én extern met klanten. In veel accountantskantoren is dit echter nog niet optimaal ingericht, door een wirwar aan applicaties, data die lokaal wordt opgeslagen en processen die nog handmatig uitgevoerd worden. Gelukkig biedt de werkplek van de toekomst uitkomst, waardoor samenwerken niet alleen eenvoudiger is, maar ook veiliger en efficiënter!

De risico’s van de bestaande werkwijze

Momenteel gebeurt het nog vaak dat medewerkers data op een desktop opslaan of op een lokale server op kantoor. Wanneer een collega deze informatie nodig heeft, kan hij dit alleen inzien als hij op kantoor is of wanneer dit toegestuurd wordt. Het risico bestaat dat medewerkers elkaar via alternatieve communicatiemiddelen, zoals Whatsapp of SMS, vragen gaan stellen over klanten. Dit lijkt onschuldig, maar deze middelen worden niet beveiligd door de IT-afdeling en vormen daarmee een risico op datalekken.

Klanten kunnen stukken nu vaak downloaden via een portal dat gekoppeld is aan een boekhoudpakket, aparte software binnen het CMS of de website. Deze documenten moeten veelal handmatig geüpload worden, waardoor deze service veel extra tijd kost.

Data opslaan in de werkplek van de toekomst

In de werkplek van de toekomst staat eenvoudige én veilige communicatie centraal. Om dit te realiseren, wordt data centraal en in de Cloud opgeslagen. Dat betekent dat gegevens en bestanden locatieonafhankelijk te benaderen zijn voor medewerkers met de juiste rechten. Zij hoeven elkaar daarom geen documentatie meer toe te sturen. Dat is niet alleen tijdbesparend, maar ook een stuk veiliger. Ook klantinformatie is via elk device altijd up-to-date en eenvoudig te downloaden voor de klant.

Samenwerken in de werkplek van de toekomst

Binnen een centraal dashboard communiceren medewerkers snel en gemakkelijk met elkaar via bijvoorbeeld chat of een online vergadering. Ook worden hierin algemene vragen en opmerkingen geplaatst, waarop de juiste collega’s kunnen reageren. Zo kunnen medewerkers elkaar gemakkelijk bereiken en informatie delen. Vanuit de organisatie is corporate communicatie met behulp van geïntegreerde apps als Teams of Yammer eenvoudig, waarmee het traditionele intranet vervangen wordt.

Wil je meer weten over de werkplek van de toekomst? Neem contact met ons op voor een adviesgesprek!