Hoe werken we als belastingadviseurs slimmer samen? En hoe houden we meer tijd over voor onze eindklanten? Twee vragen die centraal stonden in de zoektocht van financieel dienstverlener NAHV Belastingadviseurs naar een nieuwe IT-partner. We spraken met Dennis Ketelaars, directeur-eigenaar van NAHV en onze eigen accountmanager Willem Jan van der Eijk over de antwoorden op deze vragen en het resultaat van de samenwerking tussen beide partijen!
NAHV
NAHV is een financieel dienstverlener gespecialiseerd in administratieve oplossingen en financieel advies voor creatieve ondernemers. Het doel van NAHV? Ondernemers werk uit handen nemen zodat ze energie kunnen steken in waar ze goed in zijn: ondernemen. Dennis: “Wij stellen onder meer jaarrekeningen op met specifieke software. Daarnaast willen we dat al onze medewerkers altijd én overal kunnen werken. Daarom gingen we in zee met Arcus IT.”
Overstap naar Arcus IT
Dennis: “Begin dit jaar droeg KPN Arcus aan als nieuwe IT-partner, samen met twee andere partijen. Uiteindelijk kozen we voor Arcus IT omdat zij diepgeworteld zijn in de accountancywereld en brede kennis hebben op dit gebied.”
Willem Jan: “Wij hebben alles overgenomen van KPN. Alle data en applicaties zijn naar een Microsoft Azure Virtual Desktop omgezet. De legacy-applicaties, waaronder bijvoorbeeld Unit 4 Audition, draaien nu nog op een virtuele server binnen Microsoft Azure. Zodra deze beschikbaar zijn als zogeheten Software as a Service applicaties, afgekort SaaS, zetten we die ook over.”
De Cloud
Om flexibel te zijn en downtime - niet kunnen werken doordat de IT-systemen platliggen - te beperken, werkt NAHV sinds kort dus in de Cloud. Dennis: “Toen begin vorig jaar de coronapandemie om zich heen greep en iedereen thuis moest werken, werd gelijk de toegevoegde waarde duidelijk. We konden van de één op de andere dag thuiswerken, zonder dat daar grote risico’s aan vastzaten. Dankzij de Single Sign-on had iedereen via één inlog toegang tot alle applicaties én op het juiste gebruikersniveau. Wij hebben drie verschillende niveaus: eigenaren, partners en assistenten. Dat zit allemaal in de software verwerkt.”
Archiefdata
Accountantskantoren hebben zeven jaar bewaarplicht. Het kan dus zomaar zijn dat een klant data opvraagt van twee jaar geleden of langer. Willem Jan: “Voor die data gebruiken we een archiefserver binnen het Microsoft Azure-platform. Deze start op wanneer er oude data opgehaald moet worden. Daarbij betaalt NAHV alleen voor de periode dat de server actief draait. Dat scheelt dus enorm in de kosten, echt uurtje factuurtje.”
Microsoft 365
Dennis: “Met de volledige Microsoft 365-omgeving kunnen we nu veel makkelijker samenwerken. Naast de standaard Office-apps, zoals Word, hebben we nu ook apps als Planner en Microsoft Teams direct tot onze beschikking in één werkomgeving. Daarnaast is Microsoft 365 direct van toegevoegde voor onze klanten. Zo delen we bijvoorbeeld veel gemakkelijker dossiers met klanten.”
Samenwerking met Arcus IT
Dennis: “Als we ergens tegenaanlopen dan hebben we vrijwel altijd contact met dezelfde persoon binnen Arcus. Dat is erg fijn. Daarnaast maken we gebruik van de servicedesk waar we terecht kunnen met dagelijkse vragen. Als iemand bijvoorbeeld niet kan inloggen dan wordt hij of zij snel geholpen zodat diegene weer door kan. Arcus onderscheidt zich echt in het stukje advies. We weten veel van belastingadviezen, maar niet van IT. Die toegevoegde waarde op servicegebied is van groot belang.”
De toekomst
Willem Jan: “Er staat momenteel een voorstel uit om aan de slag te gaan met Workspace 365. Eén portaal met daarin alle applicaties in een eenvoudig overzicht en die met één klik werken. Dus geen extra inlogmoeilijkheden. Die omgeving richten we dan specifieker in op belastingadvies. Ook op security-gebied willen we stappen zetten. Zo stelden we bijvoorbeeld een security-review voor. Hierbij maken we onder andere een impactanalyse en adviseren we over wat er beter kan. Het zou bijvoorbeeld over dataclassificatie kunnen gaan, zodat bepaalde documenten niet gemaild kunnen worden. Denk aan documenten met een BSN-nummer of het opzetten van Identity Access Management, waarbij op basis van identiteit wordt bepaald waartoe iemand toegang heeft. Daar gaan we vervolgens samen mee aan de slag.”
Dennis: “Als je ervoor kiest om je IT intern te regelen, dan moet je bereid zijn om er tijd en energie in te steken. Wij besteden het juist uit om tijd te besparen én zodat alles vlekkeloos doorloopt. We hebben sinds de overstap naar Arcus minder uitval en andere problemen. Het is allemaal zeer steady en dat geeft zekerheid richting de toekomst.”
Ben je ook op zoek naar een IT-partner die gespecialiseerd is binnen de accountancybranche? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!
