Transitie naar de Cloud en Microsoft 365: zo pakte Jouster Huisartsen dit aan.

In 2018 verhuisden vier huisartsenpraktijken uit het Friese Joure naar één locatie. Al meer dan vijftig jaar vormen zij samen een maatschap, maar nu was het tijd om ook de fysieke praktijken samen te voegen. En zo’n grote praktijk? Die vraagt om een serieuze aanpak op het gebied van samenwerken en IT. Dus sloot praktijkmanager Geralda de Vries zich in 2020 aan bij Jouster Huisartsen!

Samen met Arcus IT zorgde zij voor een succesvolle overstap naar de Moderne Werkplek, inclusief Microsoft 365 en Cloudtelefonie. Geralda deelt haar aanpak, de resultaten én advies voor andere praktijken met ons! 

De rol van een praktijkmanager

Na de overgang naar één gebouw groeide het personeelsbestand van de locatie naar 36 mensen. En dat doet natuurlijk iets met de dynamiek en werkzaamheden. Ineens zijn er meer mensen om te managen, samenwerkingen om te stroomlijnen en IT-processen om te faciliteren. 

Geralda: “En dat is niet waar de focus van een huisarts ligt, die wil gewoon met patiëntenzorg bezig zijn. Daarom ben ik er in 2020 bij gekomen als praktijkmanager. Ik heb een achtergrond als HR-adviseur, maar ook veel ervaring met IT, communicatie, veranderkunde en eerdere transities naar Microsoft 365. Dat kwam perfect van pas in deze rol.” 

Overstap naar de Moderne Werkplek

Op het moment van binnenkomst, was de IT-basis in principe geregeld. “Er stonden prima pc’s, uitgerust met goede software, alleen draaide alles op een lokale server. Bij een eerdere werkgever ervaarde ik hoe fijn het is om in de Cloud te werken met Microsoft 365. Het maakt het werk van huisartsen en assistentes leuker en prettiger. 

Je beschikt dan over één uniforme werkwijze, systemen die naadloos op elkaar aansluiten en informatie die altijd up-to-date is. Zo’n grote praktijk heeft dat gewoon echt nodig. Daarom wilde ik de overstap maken. Alleen hadden de medewerkers sinds 2018 al zoveel veranderingen meegemaakt, dat we besloten om het geleidelijk aan te doen.”

Hybride werken in de huisartspraktijk

De stip op de horizon stond vast: met de hele praktijk overgaan naar de Cloud en Microsoft 365, onder begeleiding van Arcus IT. “Dit moet je niet radicaal aanpakken, maar in kleine stappen uitbouwen. Vaak houden mensen simpelweg niet van verandering. Daarom begonnen we met hybride werken: deels op de server en deels in de Cloud.  

We begonnen voorzichtig met een bibliotheek en intranet in de Cloud, met Sharepoint. Zo kon iedereen rustig wennen aan de nieuwe vorm van werken en ervaarden ze direct dat het écht prettig werkt, voordat we volledig overgingen. Dat creëert vertrouwen, zowel in mij als in de techniek. Mijn collega’s raakten gewend aan een ICT-minded praktijkmanager die snapt waar het over gaat. En precies dat heb je nodig voordat je een grote transitie maakt.”

Bedrijfspand Jouster Huisartsen

Overstap maken naar de Cloud en Microsoft 365

Niet alleen het hybride werken droeg bij aan een soepele transitie. Samen met Arcus IT zette Geralda ook flink in op adoptie. “Arcus IT gaf trainingen op locatie over Microsoft 365. En ik maakte interne trainingsvideo’s voor assistentes over het gebruik van Teams en SharePoint. We waren echt één team. We kregen altijd dezelfde mensen van Arcus over de vloer, waar mijn collega’s al hun vragen aan konden stellen.” 

De voordelen van de Moderne Werkplek

Sinds april werkt Jouster Huisartsen volledig in de Cloud en met Microsoft 365. Wat levert het nu uiteindelijk op? “Om te beginnen sluiten alle applicaties goed op elkaar aan; van Teams en SharePoint tot Word en Excel. Samenwerken is zo veel makkelijker: dat doe je online in hetzelfde bestand via SharePoint, zonder meerdere versies te maken.  

Alle bedrijfsinformatie is daardoor continu up-to-date. Ook communiceren we veel veiliger en helemaal AVG-proof. Binnen Teams chatten we nu in een beveiligde omgeving. Al met al werken we veel efficiënter dan voorheen. Je kunt zelfs thuis inloggen en daar werk oppakken.”

Telefonie in de Cloud

Geralda en haar collega’s werken nu niet alleen in de Cloud, ze bellen er ook mee. “Samen met Advitronics zijn alle telefoons vervangen door een Cloudbased variant. De volgende stap is het installeren van een wachtrij-assistent en een koppeling met Medicom.  

Zo kunnen bellende patiënten ervoor kiezen om teruggebeld te worden, in plaats van te wachten aan de lijn. Via de koppeling met Medicom zien we direct welke patiënt er belt en kunnen we met één druk op de knop het dossier openen. Hierdoor verhogen we de bereikbaarheid én uiteindelijk ook het werkplezier van de assistenten.”

Tip: altijd flexibel blijven

Ging dan alles van een leien dakje gedurende de transitie? “Wanneer je daadwerkelijk aan de slag gaat met een nieuw systeem, stuit je altijd op uitdagingen. Zo kwamen we er al na twee dagen achter dat huisartsen werken met sjablonen van derde partijen die ze niet online kunnen openen.  

Dus heeft Arcus IT een manier bedacht om dit toch verantwoord, lokaal te regelen. Ik vind het heel belangrijk bij dit soort voorvallen flexibel te blijven. Om zo ook de gebruiksvriendelijkheid te garanderen. Houd je stug vol aan jouw ideeën? Dan leidt dat uiteindelijk tot weerstand.”

Ervaring met Arcus IT

Geralda werkt door de gefaseerde uitrol van haar plan al een flinke tijd samen met Arcus IT. Hoe beviel dat? “De praktijken werkten al jaren samen met ICTaurus, dat onderdeel is geworden van Arcus IT. Ondanks dat het bedrijf na de overname groter werd, behielden wij onze vaste contactpersonen uit Sneek.  

Zij komen veel bij ons over de vloer, waardoor ze meer als collega’s dan als een externe partij aanvoelen. We hebben goede gespreks- en sparringpartners aan ze. Daarom blijven we voor ze kiezen.”

Advies voor huisartsen

Door de jarenlange ervaring met IT-migraties is Geralda inmiddels een echte ervaringsdeskundige. Ze heeft dan ook wel wat tips voor je. “Vertrouw erop dat je mensen meegaan als jij de voordelen kunt bewijzen. Pak de migratie stapsgewijs aan. Zorg dat iedereen op jou kan rekenen én dat je samenwerkt met een goede IT-partner, die achter je staat en met je meedenkt. Zeker als je dit nooit eerder deed. De voordelen die het je oplevert, maken het de moeite waard.”  

Wil jij met jouw huisartsenpraktijk ook overstappen naar de Cloud en het moderne werken? Onze specialisten helpen je graag! Neem hier contact met ons op.