De apothekerswereld stevent af op een pittige tijd. Niet alleen blijft het personeelstekort onvermoeid oplopen, ook de marges worden in het volgende jaar nóg kleiner. Terwijl het leven alsmaar duurder wordt. Meer doen met dezelfde mensen was daarom nog nooit zo belangrijk. Hierbij spelen efficiënt ingerichte en samenwerkende apotheken een belangrijke rol.  

En hoe bereik je efficiëntie nu beter dan met ICT? Roelof Kok, eigenaar van tien apotheken én koploper op het gebied van ICT in de eerstelijnszorg vertelt hoe hij Microsoft 365 inzet om de grote uitdagingen van 2023 het hoofd te bieden. 

Infrastructuur op orde  

Roelof is betrokken bij apotheken door heel Nederland, onder andere in Leiden en Den Haag. Roelof: “Voorheen was ik ook actief als apotheker, maar daar ben ik sinds kort mee gestopt. Nu geef ik mijn tijd het liefst uit aan het optimaliseren van de ICT. Daar ben ik altijd al fan van geweest. Je infrastructuur moet gewoon op orde zijn, anders kan niemand productief werken. Gedoe met ICT kost tijd die we op dit moment niet hebben. Ik denk na over uitbreidingen en financieringen en bespreek de ontwikkelingen met collega’s.”  

Uitdagingen apothekersbranche in 2023

Volgens Roelof wordt de lijst met uitdagingen voor de branche in het nieuwe jaar nog een stuk langer dan nu. “We hebben al te maken met het personeelstekort en krimpende marges. Hier komen ook de stijgende energieprijzen en overbelastte huisartsen bij, wat de samenwerking tussen de praktijk en de apotheek verslechtert. Daarnaast is vitamine D uit het basispakket gehaald, wat flinke gevolgen heeft voor apothekers. En da’s nog niet alles. Tuurlijk wordt het een pittig jaar, maar ik zie het juist als een interessante uitdaging. We moeten zo efficiënt mogelijk werken en tegelijkertijd cliënten op de beste manier helpen.”  

Samenwerkende apotheken

Eén manier om efficiënter te werken in de apotheek is om een apothekersgroep te vormen. Zo ook de apotheken van Roelof. “Omdat de budgetten in de apotheek tegenwoordig écht niet ruim genoeg zijn, moet je kostenbesparing ergens anders vandaan halen: je proces. En dat lukt je alleen als je samenwerkt. Zo verdeel je de workload gelijk over alle aangesloten apotheken. En voorkom je dat het in de ene apotheek overstroomt terwijl er in de andere apotheek tijd over is. Dat is ook nog eens gezelliger, want je spreekt veel meer mensen en werkt nog meer samen in groepsverband.”  

Microsoft 365 in apothekersgroepen

Ook ICT speelt een grote rol in de strijd tegen alle uitdagingen. “Iedere apotheek wil digitaliseren, maar doet dit op zijn eigen tempo. Wil je volgend jaar je hoofd boven water houden? Dan heb je eigenlijk geen keuze. Gelukkig biedt Microsoft 365 een goede oplossing. Omdat het een vervolg is op Microsoft Office kent iedereen de basis wel en dus is het eenvoudig te gebruiken. Bij ons werkt iedere apotheek ermee. Door online samen te werken in tools als Teams, Outlook en OneDrive kun je eenvoudiger werk verdelen over verschillende locaties. Een belangrijke vereiste voor samenwerkende apotheken. Je werkt met Microsoft 365 gewoon slimmer en efficiënter.”  

Voordelen Microsoft 365 in de apotheek

Klinkt goed, slimmer en efficiënter samenwerken met Microsoft 365. Maar wat wordt er dan precies bedoeld? “Je ontvangt recepten bijvoorbeeld digitaal in plaats van via de fax. En je werkt met één gedeelde mailbox en agenda voor assistentes, die zij gezamenlijk beantwoorden en bijhouden.  

Maar ook thuiswerken is zo mogelijk. Heb je een collega die in de knoop komt met de kinderen en de opvang? Dan kan die collega vanuit huis e-mails verwerken of recepten goedkeuren voor meerdere locaties. En ondertussen goed communiceren met collega’s in de apotheek. Vergaderingen met meerdere apothekers heb je dan weer eenvoudig online via Teams. En zo kan ik nog wel even doorgaan.” 

De rol van de IT-leverancier

De uitdaging zit ‘m dus niet in het gebruiken van Microsoft 365 in de apotheek. Waar zit de crux dan? “In de inrichting, omdat er enorm veel opties zijn. Wat voor de ene apotheek werkt, werkt niet voor de ander. Je kunt het niet knippen en plakken. Kies je bijvoorbeeld voor meerdere, persoonlijke accounts of één apothekersaccount? Hoe houd je het veilig? Hoe ga je om met de mailbox, verwijder je alles of niet? En zo zijn er behoorlijk wat vragen. Een ICT-leverancier zoals Arcus kan hierover zeker met je meedenken en helpen bij de inrichting. Apothekers zijn meer ICT-minded dan men altijd denkt, dus met een beetje hulp komt het echt wel goed.”   

Wil jij meer weten over Microsoft 365 in jouw apotheek? Download dan hieronder ons gratis e-book en lees verder!