Herken jij deze situatie in jouw zorginstelling? Je ontdekt bijvoorbeeld een slim medicijndoosje wat het werk van je zorgpersoneel een stuk makkelijker gaat maken. Je gaat met leveranciers om tafel, wikt en weegt en na weken van overleg kies je er een. Je rolt ‘m uit en dan: niks. De zorgmedewerkers laten het links liggen en houden vast aan hun eigen werkwijze. Zo spoel je duizenden euro’s door het riool. Hoe komt dit? En hoe voorkom je het? Wij helpen je uit de brand in deze blog.
Zorgmedewerkers vs. technologie
Vaak liggen er twee problemen ten grondslag aan dit soort situaties. Als eerst hebben zorgmedewerkers een moeilijke verstandhouding met IT en domotica. Zij kozen hun vak om voor mensen te zorgen. Maar ineens zijn ze druk met het EPD, het aanvullen van cliëntendossiers en het besturen van domotica. En dat terwijl zorgmedewerkers vaak al weinig affiniteit hebben met techniek. Bij de een komt dat door de leeftijd, de ander is er onwennig mee en de volgende werkt gewoon liever met de handen. Dus als er dan nóg iets nieuws bijkomt, levert dat stress op en leidt het tot frustraties.
Beslissingen van bovenaf
Daarnaast is het meestal zo dat zorgpersoneel niet wordt betrokken bij het uitzoeken of de uitrol van nieuwe IT of domotica. De IT-manager of het bestuur kiest hiervoor. Met de beste bedoelingen, laten we dat vooropstellen. Maar voor de zorgmedewerker voelt het als een plotselinge beslissing, die door mensen van “bovenaf” op wordt gelegd. Mensen die niet weten hoe het is om “op de werkvloer te staan”. Dit leidt tot weerstand wanneer ze weer met een nieuwe techniek moeten werken.
Tip 1: een adoptietraject
Hoe voorkom je dan die frustraties en weerstand? Door zorgpersoneel vanaf het eerste moment bij de aanschaf van bijvoorbeeld het slimme medicijndoosje te betrekken. Dit doe je met een adoptietraject. Start heel simpel met interviews. Spreek je medewerkers over hoe ze de interactie met techniek nu ervaren én inventariseer de verschillende gebruikerspersona’s.
Hierbij categoriseer je je personeel bijvoorbeeld op basis van digivaardigheid, bereidheid om met nieuwe technieken te werken en behoeftes. Zo ontdek je met welke groepen je te maken hebt, en kun je de communicatie en aanpak rondom het slimme medicijndoosje hierop afstemmen. Zoek tijdens de interviews ook naar mensen die wél affiniteit hebben met IT en domotica: de zogenaamde key users.
Key users en training
Vraag hen om het slimme medicijndoosje uit te proberen, om zo samen bugs en problemen op te lossen, voordat je het officieel uitrolt. Zo voorkom je dat elke zorgmedewerker met kinderziektes te maken krijgt. Ontwikkel vervolgens een communicatie- en trainingsstrategie waarin je bepaalt hoe je de nieuwe techniek aan de man gaat brengen en hoe je jouw mensen hierin wilt opleiden. Dan is het tijd voor de test- en implementatiefase. En als laatst train je íédereen in het gebruik van het slimme medicijndoosje en zorg je ervoor dat er ook na de implementatie ruimte is voor hulpvragen.
Tip 2: technologie aankopen met key users
Een adoptietraject is een grote onderneming. Vaak doe je dit in samenwerking met je IT- of domotica-partner en dat kost dus ook aardig wat geld. Daarom tippen we je ook nog een sluiproute. Heb je je oren gespitst? De key users die we hierboven noemden, kun je ook al betrekken bij de aankoop van het slimme medicijndoosje. Laat hen de verschillende opties uitproberen en de knoop doorhakken. Dan heb je vanaf het begin medestanders “op de werkvloer”, die de anderen over de streep trekken. Het is wel verstandig om vervolgens de andere zorgmedewerkers te trainen in de nieuwe techniek, maar zo sla je toch een hoop stappen over.
Neem contact op
Wil je meer weten over het opzetten van een adoptietraject? Of advies over hoe je key users bij de aankoop betrekt? Neem dan gerust contact met ons op via newbusiness@arcusit.nl of 088 058 59 10. We helpen je graag verder!
