Honderden tot duizenden mobiele telefoons en laptops zijn elke dag in gebruik in jouw zorginstelling. Maar weet je ook welk apparaat van wie is, waar het is én wat erop staat? Al deze vragen móét je met ‘ja’ beantwoorden, anders leidt dat tot grote securityproblemen binnen je verzorgings- of verpleeghuis of in de thuiszorg. Hoe precies? Hoe je dit voorkomt? En hoe je weer grip krijgt op je apparaten? Je leest het hier. 

Geen zicht op je apparaten

Elke nieuwe werknemer ontvangt binnen jouw organisatie een mobiele telefoon en misschien zelfs een laptop. Maar als deze eenmaal zijn uitgegeven, weet je dan welk apparaat van wie is? En zo niet, hoe verzeker je jezelf ervan dat iedereen z’n mobiel weer inlevert bij vertrek? Met een grote doorloop, kan het gebeuren dat iemand vergeet z’n apparaat in te leveren. Of dat jij niet meer weet wat je precies hebt uitgegeven. Zo raken telefoons en laptops zoek en dát kost je klauwen met geld. 

Datalek bij kwijtraken mobiele telefoon

Maar dat is het vervelendste nog niet. Zorgmedewerkers appen vaak foto’s van mevrouw Janssens medicatie of toestand naar elkaar, communiceren via die weg ook met familieleden van cliënten en hun mailbox staat vaak ook op de telefoon. Daarnaast komt het voor dat ze de zakelijke telefoons en laptops privé gebruiken. Als je dan geen grip hebt op je apparaten, sta je machteloos als iemand z’n mobiel per ongeluk in de trein laat liggen of als deze wordt gestolen. Je bent dan verplicht om een datalek te melden bij de AVG. Dat levert je zowel imagoschade als een mogelijke aanklacht en boete op.  

Geen grip op je documenten

Daarnaast heb je nog je documentenstroom, die vaak meer op een rivier lijkt met tientallen vertakkingen. Want als de familie van een cliënt een document moet ondertekenen, gebeurt dat bij voorkeur veilig via de e-mail. Maar hoe vaak komt het niet voor dat zorgmedewerkers het uit gemak, of op verzoek van de familie even appen? Of versturen via Teams? En als ze dat document vervolgens opslaan, gebeurt dat ook vaak op allerlei plekken: de laptop, mobiel of Cloud.  

Dit levert je verschillende problemen op: allereerst is het monnikenwerk om een specifiek document of communicatie terug te vinden. Onnodig verloren tijd, dus. Daarbij ben je niet compliant, want volgens de AVG en NEN 7510 moet je alle privacygevoelige data veilig versturen en opslaan. En als iemand ontslag neemt, hoe weet je dan zeker dat zij niet meer beschikt over cliëntdata?  

Tip 1: Apparaten beheren met Microsoft Endpoint Manager

Hoe je toch grip krijgt op je apparaten en documenten? Begin met het implementeren van bijvoorbeeld Microsoft Endpoint Manager. Hiermee weet je welk apparaat van wie is, en waar het is. Verliest iemand z’n apparaat? Dan kun je alle zakelijke data op afstand wissen. Zo voorkom je een datalek. Deze functie is ook ideaal bij het innemen van je apparaten bij een ontslag. Je drukt zo op refresh en legt ‘m weer klaar voor de volgende.  

Tip 2: Protocollen opstellen

De Endpoint Manager is een goede eerste stap. Maar hiermee heb je nog niet je documentenstroom onder controle. Die glipt nog steeds als zand door je vingers. Hoe je dat oplost? Door een protocol in te stellen. Hierin kom je met elkaar overeen via welk kanaal je documenten deelt, hoe en waar je die opslaat. Vinden je medewerkers Teams moeilijk? Kies dan gerust voor WhatsApp, maar onderzoek dan wel hoe je dit op een veilige manier organiseert.  

Pak de regie terug op je IT

Lijkt dit je toch nog best uitdagend om te implementeren? Of heb je er de tijd niet voor? Dan kun je altijd onze IT-regisseur inschakelen. Deze specialist heeft kennis van IT, van de zorg én kent 80 procent van al jouw ketenpartners persoonlijk. Hij kan hun centrale aanspreekpunt zijn en die voor je (zorg)medewerkers. Daarbij adviseert hij ook bij complexe vraagstukken zoals in dit blog. Lees hier meer over wat de IT-regisseur voor je kan betekenen.