Verlies je steeds de grip op je financiële situatie doordat je in je zorginstelling binnen kleine marges werkt? Blijft de personeelsbezetting en het inhuren van (de juiste) zzp’ers een struikelblok? Zorgt een te lage inschatting van de zorgverzekeraar ervoor dat je steeds creatief moet zijn met je begroting? Dan heb je sterk behoefte aan accurate stuurinformatie om de beschikbare middelen goed in te zetten. Maar ook dat is een uitdaging, want de data is versnipperd over diverse systemen. Een dashboard biedt hierbij uitkomst. Hoe? We zetten het in dit blog voor je uiteen.
Snel en foutloos data verzamelen met een dashboard
Waar nu elke maand een controller of de afdeling Finance handmatig alle data uit al je systemen bij elkaar sprokkelt in een Excelsheet, doet een dashboard dit automatisch voor je én presenteert het al je data – realtime – in één overzicht. Dit haalt de foutgevoeligheid uit het proces en het levert je meer tijd op. Zo krijgt de afdeling Finance meer ruimte om adviezen uit te brengen én om deze naar een hoger niveau te tillen.
Het goede nieuws is dat zo’n dashboard makkelijk te implementeren is binnen je huidige systemen. Zo verhoog je de kwaliteit van je stuurinformatie tegen relatief weinig energie en budget. En kwaliteitsstuurinformatie betekent meer grip op je financiën.
Doorbreek onrealistische personeelsplanningen
Dat er een personeelsprobleem is in de zorg is een understatement. Met elke medewerker die vertrekt, gaat veel geld verloren. Op korte termijn heb je extra zzp’ers nodig en het werven van vast personeel kost geld. Als er eindelijk een nieuwe kandidaat is gevonden, moet deze ingewerkt worden – wat ook weer tijd kost van andere medewerkers – en duurt het nog even voordat hij of zij volop efficiënt werkt. Dit alles neemt een enorme hap uit je toch al krappe begroting. Wat je wilt, is de vicieuze cirkel van hoge werkdruk, uitstroom en dure zzp’ers doorbreken. Dat is een precaire balans en het vergt nauwkeurig inzicht om dit te bereiken.
Precies plannen met een dashboard
Stuurinformatie maakt alle verschil. Bedenk maar wat er gebeurt als je – op basis van gebrekkige stuurinformatie – net te veel zzp’ers inhuurt. Of wanneer je er te weinig inhuurt of een bezetting plant die onvoldoende is toegerust op de zorgzwaartepakketten van de cliënten. Het zijn dat soort situaties die je kostbare en overvraagde medewerkers nog verder onder druk zetten.
Met een dashboard zie je weken van tevoren en met grote precisie al wat de personeels- en beddenbezetting gaat zijn, inclusief alle zorgzwaartepakketten. Zo kun je de bezetting precies plannen.
Met harde dashboarddata naar de zorgverzekeraar
Behalve zorgvuldiger met je middelen omgaan, helpen dashboards je ook meer financiële middelen te verwerven bij de zorgverzekeraar. Vaak maak je eenmaal per jaar met de verzekeraar afspraken over hoeveel zorg je levert en welke vergoeding je daarvoor ontvangt. De inschatting komt soms overeen met de realiteit, maar regelmatig ook niet. Maar daarover had de verzekeraar niks toegezegd. Dus vang je bot.
Met harde data uit het dashboard kun je continu aantonen hoeveel zorg je daadwerkelijk levert. Zie je in de prognoses dat je meer van een bepaalde zorg gaat leveren dan verwacht? Dan ga je snel om tafel met de zorgverzekeraar om nieuwe afspraken te maken.
Alle voordelen van een dashboard:
-Automatische, realtime inzichten zonder handmatig gemaakte Excelsheets
-Rijkere inzichten en snelle drilldowns
-Een precieze planning: nooit te veel of te weinig bezetting
-Werkdruk op personeel wordt behapbaar
-Grip op inhuur van dure zzp’ers
-Gedetailleerd inzicht in incidenten en uitstroom
-Een stevige onderhandelingspositie bij de zorgverzekeraar
Neem contact op
Wil je een dashboard implementeren in jouw zorginstelling? Of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op: info@arcusit.nl
