Juiste stuurinformatie is voor jouw zorginstelling van cruciaal belang. Want alleen daarmee bied je de hoge druk, krimpende budgetten en overbelaste wijkteams adequaat het hoofd. Is de stuurinformatie toch niet correct? Dan maak je zomaar de verkeerde beslissing, waar het budget, de zorg of het wijkteam acuut onder lijdt.  

Stuurinformatie en het informatiehuis 

Accurate stuurinformatie krijg je alleen als je zogeheten informatiehuis gezond is. Daarmee bedoelen we dat elke afdeling op een goede manier informatie verwerkt, interpreteert en doorgeeft. Het werkt dus handig om al je afdelingen, softwaresystemen, ICT en meer in te beelden als één huis waarin alles met elkaar samenhangt. In dat huis vind je verschillende kamers zoals ‘HRM’, ‘ECD en zorgsystemen’ en ‘zorg contracteren en leveren’ die allemaal hun rol spelen in de informatievoorziening.  

Onbetrouwbare stuurinformatie

Functioneren bepaalde kamers niet? Dan geeft dit een sneeuwbaleffect. Werkt het ECD bijvoorbeeld suboptimaal, kost het veel tijd en wordt informatie niet volledig ingevoerd? Dan levert dit onbetrouwbare data op. En dat heeft ook weer gevolgen heeft voor de besluitvorming binnen je zorgorganisatie. Zo verspreidt de ‘rot’ zich door het informatiehuis.  
 
Maar hoe voorkom je dit? Door elke spreekwoordelijke kamer van jouw informatiehuis langs te lopen. Wat is de staat van de informatievoorziening en waar schort het nog aan? Nu klinkt dat misschien als een flinke klus, maar elke kleine verbetering betaalt zich uit. Pak het ook stapsgewijs aan, niet alles hoeft tegelijkertijd. 

Stuurinformatie verbeteren

Voordat je gaat bouwen aan je informatiehuis, breng je eerst per kamer in kaart hoe het ervoor staat met jouw informatievoorziening. Dat doe je met een nulmeting. Wat is de huidige stand van zaken? Is de dataverzameling bij HR misschien veel beter op orde dan bij de afdeling Financiën? Dan weet je waar verbeteringen het meeste effect hebben. 

Zo check je de kwaliteit van jouw stuurinformatie

Van alle kamers stel je vervolgens een inventaris op en analyseer je wat je tegenkomt. Bekijk daarbij deze elementen:  

1. ICT 
Hoe ziet de technische infrastructuur van deze kamer eruit? Zijn de verbindingen met andere afdelingen goed? Is er iets nodig om de systemen beter te ondersteunen?  
 
2. Systemen 
Welke systemen worden er gebruikt? Welke informatie wordt erin vastgelegd? Welke interfaces bestaan er tussen de verschillende systemen? Kijk ook scherp in hoeverre de gebruikte systemen de bedrijfsprocessen in deze kamer goed ondersteunen.  
 
3. Bedrijfsvoering 
Kijk kritisch naar de bedrijfsprocessen, hoe zien die eruit en hoe hangen ze samen? Wat is de rol van data in die processen? Hoe wordt informatie opgeslagen en geraadpleegd, loopt dat proces soepel? Aan welke data is potentieel behoefte?  
 
4. Analyse 
Worden er in deze kamer analyses gemaakt, of stuurinformatie ontsloten? Hoe loopt dat proces, hoe actueel en betrouwbaar zijn de data?  

Wat deze exercitie je oplevert  

Nu weet je voor elke kamer hoe data wordt opgeslagen, welke data benodigd is voor het bedrijfsproces en hoe de IT dat ondersteunt. Wanneer je de nulmeting hebt voltooid, kun je feilloos de pijnpunten aanwijzen. Vraag jezelf maar eens af: is het niveau van je informatiehuis in elke kamer gelijk? Waarschijnlijk niet. Of is er in een bepaalde kamer enorme behoefte aan data, maar ondersteunt de IT dat niet? Of is er best veel data beschikbaar, maar is het proces van analyse omslachtig?  

Je weet nu precies waar je inspanningen voor verbetering het meeste resultaat opleveren. Zo maak je grote stappen en verbeter je gericht je informatiehuis. En over een poosje doe je deze meting nog een keer. Dan leg je de uitkomsten naast elkaar, zie je precies waar je verbeteringen hebt geboekt én hoe je daar nu de vruchten van plukt.  

Kwaliteitscheck van stuurinformatie gedaan, en nu?  

Lukt het je om zelf het informatiehuis in kaart te brengen? En kun je de bevindingen goed op waarde schatten en kansen inventariseren? Dat kan nog weleens lastig zijn. Onze ervaren deskundigen zijn hier vertrouwd mee en halen er vast nog meer uit dan jij zelf. Meer weten? We helpen je graag! Neem contact met ons op via info@arcusit.nl.