Maakt jouw organisatie gebruik van Microsoft 365? Dan ga je er misschien wel vanuit dat Microsoft een back-up bewaart van alle data die je opslaat. Dit is niet het geval: Microsoft host de infrastructuur voor Microsoft 365, maar jij bent als organisatie zélf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van de gegevens in de Cloud. En dat is nodig: de misvatting dat Cloud-gegevens niet geback-upt hoeven te worden, kan desastreuze gevolgen hebben. We vertellen je er graag meer over!

Microsoft biedt beperkte bewaartermijnen

Microsoft biedt wel bewaar- en herstelmogelijkheden, maar deze zijn vaak niet voldoende voor een professionele organisatie. Het maken van bijvoorbeeld een zogenoemde ‘point-in-time’ back-up is niet mogelijk, waardoor je een verwijderde e-mail na een paar maanden niet meer kunt terughalen met de standaardinstellingen van Microsoft 365.

Ook voorzien deze instellingen niet in een back-up in het geval van een hack, ransomware-aanval, per ongeluk verwijderen van contacten, e-mails of bestanden en interne bedreigingen. Het is daarom zaak om zelf een externe back-up te regelen. Sterker nog: Microsoft adviseert zelf in de voorwaarden om een externe back-up te gebruiken.

Verplicht voor enkele branches

Is jouw organisatie actief in de financiële sector, de zorg of de juridisch sector? Dan is de kans groot dat je gebonden bent aan extra voorschriften als het aankomt op toegang tot gegevens en back-up. HIPPA, GDPR, Can-Spam en andere regelgeving vereist vaak dat je gegevens jarenlang moet bewaren. In het geval van een audit wil je er niet achter komen dat benodigde informatie verdwenen is en een back-up is daarom vaak een verplichting.

Dataverlies heb je niet altijd in de gaten

Stel: je hebt vorig jaar samen met je collega’s gewerkt aan een groot project. Eén van die collega’s heeft kort na het opzetten in overleg wat onnodige documenten verwijderd uit de map. Pas na een half jaar komen jullie erachter dat deze collega per ongeluk de hele map heeft verwijderd. In een klein, onoplettend moment is de belangrijke informatie verdwenen. Met een back-up zorg je ervoor dat je oude data altijd weer terug kunt zetten. Dat is niet alleen handig wanneer je de documenten weer nodig hebt, maar ook als er een audit plaatsvindt of wanneer je onverwacht bestanden nodig hebt voor een juridisch proces.

Je bent cybercriminelen een stap voor

Cybercriminelen worden steeds slimmer en handiger. Een paar jaar geleden herkende je phishing meteen, maar tegenwoordig zijn nepmails bijna niet meer van echt te onderscheiden. Misschien heb je er zelf wel eens eentje per ongeluk geopend. Eén onoplettend moment van een collega is genoeg: een klik met enorme gevolgen. Via zo’n link kunnen hackers alle bedrijfsdata versleutelen zodat niemand er meer bij kan. Pas na betaling geven ze de data weer vrij. Zéggen ze…

Maak je gebruik van een back-up, dan ben je niet afhankelijk van de beloften van een cybercrimineel. In plaats van geld over te maken om je data terug te krijgen, zet je gewoon een eerdere kopie van alle data terug. Dat geeft een veilig gevoel, toch?

Wees niet afhankelijk van één partij

Wereldwijd maken we massaal gebruik van de diensten van Microsoft. Het is heel eenvoudig dat veel processen door één leverancier aan elkaar gekoppeld worden, maar dit zorgt tegelijkertijd ook voor afhankelijkheid. Microsoft heeft de zaakjes goed op orde, maar stel je voor dat er toch iets gebeurt waardoor systemen niet meer toegankelijk zijn. Dan is het een prettig idee dat al je data ook ergens anders nog veilig opgeslagen staat.

Regel eenvoudig je Microsoft 365 back-up bij Arcus IT

Wij verzorgen al voor diverse bedrijven de externe Microsoft 365 back-up in ons eigen datacenter. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem contact met ons op!