De eerstelijnszorg heeft unieke processen, maar ondervindt ook steeds meer de voordelen van het gebruik van Microsoft Teams. Daarom ging Ramon Micklei vanuit Arcus IT aan de slag met de ontwikkeling van een slimme Teams-inrichting, speciaal afgestemd op de wensen en behoeften van de eerstelijnszorg. “Hiermee brengen we processen terug naar de basis, want we moeten vooral bezig zijn met het verlenen van zorg. Momenteel voeren we deze inrichting gefaseerd door bij zo’n 20 huisartsenpraktijken in Nederland, maar we merken dat eigenlijk alle praktijken en apotheken waarmee we spreken enthousiast zijn!”

Microsoft Teams, wat is het ook alweer?

Microsoft Teams is een applicatie voor communicatie en samenwerking met chatmogelijkheden, videoconferentie, bestandopslag en integratie van externe applicaties.

Waarom zijn jullie hiermee aan de slag gegaan?

“Het belangrijkste binnen de eerstelijnszorg is de zorgverlening. Je ziet dat veel traditionele werkplekken een wirwar aan applicaties, e-maillijsten, mappen, documentatie en data bevatten. Dit wilden we helemaal terugbrengen naar de basis. Alle toeters en bellen zijn weg, waardoor alles eenvoudiger in gebruik is en de focus weer meer op zorgverlening komt te liggen. Iedereen gebruikt wat hij nodig heeft en de benodigde basissamenwerking in de praktijk wordt effectief ondersteund.”

Hoe ziet deze omgeving eruit?

“De basisinrichting van Teams voor de eerstelijnszorg heeft een open karakter. Dat betekent dat er een algemeen gedeelte is met basisinformatie voor iedereen. Voor vertrouwelijke informatie, specifieke samenwerkingen of onderwerpgebieden, worden aparte mappen of Teams gemaakt. Dit wordt dan ingericht naar disciplines zoals deze in de praktijk in gebruik zijn. Denk bijvoorbeeld aan assistentes, huisartsen, POH of kwaliteitsmanagement. Ook is het mogelijk om privémappen aan te maken of op bestandsniveau de toegang te bepalen en is er een vaste structuur rondom verslaglegging en documentatie.”

Hoe beheer je de rechten van medewerkers?

“We starten altijd met het in kaart brengen van de organisatie, waarbij de praktijk heel specifiek functies en rollen toewijst aan medewerkers. Vervolgens voeren we deze in het Microsoft-account in, waardoor direct elke medewerker aan de juiste kanalen, mappen en rechten gekoppeld wordt. Verandert de functie van een medewerker? Dan verandert ook direct de toegang tot de mappen. Een gebruiker logt in, krijgt direct de passende Office-omgeving gepresenteerd en hoeft alleen de zorgapplicatie op te starten.”

Hoe veilig is dit?

“We maken de werkplek onderdeel van de Office-omgeving. Dat betekent dat deze alleen met een persoonlijke inlog toegankelijk is. Binnen de werkplek hebben gebruikers ook toegang tot zorgapplicaties en data. Zo hebben zij dus direct een Single Sign-on-omgeving. In de werkplek zit automatisch een stuk beveiliging van Microsoft, waarmee voldaan wordt aan de eisen vanuit de AVG.”

Welke informatie deel je wel en niet in Teams?

“Wij geven altijd het dringende advies om alle medisch gerelateerde zaken in de zorgapplicatie te houden. Denk hierbij aan afspraken, journaliseren, wijzigingen in medisch dossier, enzovoort. Teams ondersteunt bij alle secundaire, ondersteunende processen. Verder adviseren wij om intern met Teams te communiceren en extern met Outlook.”

Waarmee integreert Teams in de eerstelijnzorg?

“Daarin is eigenlijk veel mogelijk en wij proberen zoveel in Teams te integreren. Denk hierbij aan vaste websites die regelmatig bezocht worden of RSS-feeds zoals die van het RIVM. Zo hebben gebruikers eigenlijk maar twee applicaties nodig: Teams en de zorgapplicaties. Zij hoeven niet meer via de browser op zoek te gaan naar informatie op websites die ze regelmatig bezoeken.”

Hoe gemakkelijk is het gebruik voor medewerkers?

“Microsoft Teams is heel gebruiksvriendelijk, maar na de implementatie verzorgen wij ook altijd een korte training voor gebruikers. De verantwoordelijke binnen de organisatie krijgt een uitgebreide training, zodat hij of zij indien nodig collega’s kan ondersteunen.”

Hoelang duurt de implementatie?

“Een organisatie kan binnen twee weken over naar Office, inclusief een training voor alle medewerkers. De grootste uitdaging is het omzetten van de ‘bak met data’ naar een gestructureerde mappenomgeving in Teams. Dit nemen wij ook mee in de onboarding: zo ziet jullie huidige omgeving eruit en we adviseren om dit als volgt aan te pakken. We hebben een helder stappenplan opgesteld voor de integratie van Teams, waardoor elke organisatie dus eigenlijk in relatief korte tijd de nieuwe werkwijze kan implementeren.”

Wilt u meer weten over deze Teams-inrichting voor de eerstelijnszorg? Neem contact met ons op!