Zoals bij iedere (zorg)organisatie is er ook bij Zorggroep De Laren veel data in omloop. Elke handeling en alle informatie over bewoners en medewerkers worden netjes gerapporteerd aan zorgverzekeraars en andere stakeholders.

Maar gebeurt dit met gemak? Eerst niet. Het kostte de ouderenzorgorganisatie veel tijd om informatie te verzamelen uit verschillende systemen en vervolgens handmatig te visualiseren.

Dat moest slimmer kunnen, dacht mede-eigenaar en financieel directeur Roy van Paassen. En natuurlijk had hij gelijk. Dus als vaste IT-partner gingen wij samen met Cumlaude.ai aan de slag met een modern en geautomatiseerd dashboard!

Zoals thuis
In de ruim opgezette en stijlvolle villa’s van Zorggroep De Laren kunnen ouderen met een zorgvraag het leven voortzetten zoals zij dat gewend zijn. De manier van wonen en leven blijft ‘zoals thuis’. Zo kijkt de zorgorganisatie vooral naar wat nog wél kan en haalt ze vervolgens alles uit de kast.

Roy: “We onderscheiden ons met excellente service. Zo hebben we bijvoorbeeld een chef-kok en horecamedewerkers in dienst die ’s avonds een driegangendiner bereiden en serveren en wordt kleding apart gewassen, zonder labeltjes met namen of streepjescodes.”

Beste Werkgever
Er is overigens niet alleen goede zorg voor bewoners, maar ook voor medewerkers: “Voor het derde jaar op rij behoren we tot de ‘Beste Werkgevers’ van Nederland, volgens het feedbackplatform van Effectory. Hier zijn we trots op. We doen er ook alles aan om het werk voor iedereen zo fijn mogelijk te maken.

De manier waarop we tegenwoordig data rapporteren, is hier een goed voorbeeld van. We willen dat onze medewerkers de meeste tijd besteden aan de bewoners. Dus handmatig gegevens verzamelen en visualiseren, zodat we aan zorgverzekeraars en andere stakeholders kunnen aantonen hoe we ervoor staan? Dat doen we liever niet. Alles wat we kúnnen automatiseren, willen we ook!”

Lees ook ons artikel: Zo krijg je de stuurinformatie van jouw zorgorganisatie op orde.

Continu inzicht en realtime informatie
De particuliere ouderenorganisatie werkt met verschillende systemen, zoals de personeelsplanning- en urenregistratiesoftware van NEDAP, bedrijfssoftware van AFAS en HR-software van Visma. Roy: “Het kost niet alleen veel tijd om data te verzamelen, maar we kunnen deze ook niet eenvoudig verrijken. We hadden dus niet alleen behoefte aan automatische rapportages, maar ook aan continu inzicht en realtime stuurinformatie.

Dus vroegen we Arcus IT naar de mogelijkheden van een automatisch dashboard. Zij zijn sinds de overname van Phylax ICT in 2020 onze vaste IT-partner en beheren onze volledige IT-infrastructuur, zoals de Microsoft-omgevingen en hardware. Onze wens legden we overigens ook neer bij een paar andere partijen.”

Power BI dashboard
“Maar via Arcus IT kwamen we in contact met hun partner Cumlaude.ai. Zij zijn specialist op het gebied van dashboards en de kennismaking beviel goed. Kort daarna richtten we een projectgroep op en maakten we een schets van hoe het dashboard eruit moest zien. Onze stagiair nam hierin de leiding en inventariseerde ook de interne behoefte. Zo maakte hij inzichtelijk welke informatie medewerkers precies wilden zien.

Het dashboard werd gebouwd met Power BI: een tool voor datavisualisatie van Microsoft. Er zijn natuurlijk allerlei rapportagetools, maar Power BI is één van de betere. Het is een modern, betrouwbaar systeem en erg handig in gebruik.

Gegevens uit verschillende systemen werden stuk voor stuk gekoppeld en er ontstond een overzichtelijk dashboard. Cumlaude.ai dacht ook actief mee over de vormgeving en lay-out, om voor ons de visualisatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Inclusief onze eigen huisstijl!”

Bekijk onze podcast De Zorg van Morgen waarin Martijn Mondria van Cumlaude.ai vertelt over data en dashboarding.

Geen hinder, wel gemak
Roy vertelt dat Zorggroep De Laren dankzij het dashboard continu realtime inzicht heeft: “Rapportages creëren we tegenwoordig binnen een handomdraai en de lay-out is altijd strak en uniform. We besparen niet alleen tijd, maar door de automatisering zijn de rapportages ook een stuk minder foutgevoelig.

Analyses maken is zelfs leuk geworden. Alle informatie klopt, dus verbeteringen doorvoeren en medewerkers aansturen is daardoor ook makkelijker. Op afstand heb je vanaf ieder device inzicht in alle kwaliteitsgegevens van onze zorgorganisatie.



Komende jaren breiden we het dashboard verder uit, we blijven vernieuwen. De samenwerking met Arcus IT en Cumlaude.ai verloopt goed en het veranderproces was voor ons totaal niet ingrijpend. We ervoeren weinig hinder, het leverde alleen maar gemak op. Echt een aanrader dus!”

Ook een modern dashboard?
Ontdek de langetermijnvoordelen van een dashboard in de zorg en neem contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden van Power BI voor jouw zorgorganisatie!